会议开场白怎么说
会议主持词是会议主主持会议时使用的带有指、引导性的讲话。
一般大型或正规的会议都要有会议主持词，所以其使用频率较高。
主持词和其他公文一样，也有其特点，有其特有的写作套路，不熟悉它，不掌握它的写作规律，就难以得心应手，更难达极致。
因此，有必要对其进行研究和探讨，以便使写出的会议主持词更规范、更具体。
一、会议主持词的特点 有人把会议主持词比喻成音乐、报幕员、导游，这不无道理，但严格地说，会议主持词要根据会议的安排，对有关内容和事项作出说明，对一些重要问题进行强调，对领导讲话作出简明扼要的评价，并对会后如何贯彻落实会议精神提出要求、布置任务。
会议主持词有以下几个特点：(一)地位附属 主持词是为领导讲话和其他重要文件服务的，其附属性表现在两个方面：从形式上看，主持词的结构是由会议议程所决定的，必须严格按照会议议程谋篇布局，不能随意发挥；从内容上看，主持词的内容是由会议的内容所决定的，不能脱离会议内容。
主持词的附属性地位，决定了它只能起陪衬作用，不能喧宾夺主。
因此，在撰写主持词的过程中，从结构到内容乃至遣词造句、语言风格、讲话口气等，都要服从并服务于整个会议，与会议相协调，相一致。
(二)篇幅短小 主持词的篇幅一般不宜过长，要短小精悍，抓住重点，提纲挈领。
而篇幅过长，重复会议内容就会造成主次不分、水大漫桥。
(三)语言平实 与严肃的会议气氛相适应，会议主持词在语言运用上应该平实、庄重、简明、确切。
要开门见山，直入主题，尽量不用修饰和曲笔。
说明什么，强调什么，提倡什么，反对什么，有什么要求、建议和意见，都要一清二楚，一目了然，切忌含糊其辞，模棱两可。
(四)重在头尾 会议主持词的主要部分在开头的会议背景介绍和结尾的会议总结任务布置两部分，中间部分分量较轻，只要简单介绍一下会议议程就可以了。
因此，会议主持词的撰写，重点在开头和结尾。
(五)结构独立 会议主持词分为开头、中间和结尾三个部分，而且每部分都相对独立。
二、会议主持词的写作方法(一)开头部分 这一部分主要介绍会议召开的背景、会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性和重要性。
可分为五方面内容：一是首先宣布开会。
二是说明会议是经哪一级组织或领导提议、批准、同意、决定召开的，以强调会议的规格以及上级组织、上级领导对会议的重视程度。
三是介绍在主席台就座的领导和与会人员的构成、人数，以说明会议的规模。
四是介绍会议召开的背景，明确会议的主要任务和目的，这是开头部分的“重头戏”，也是整篇文章的关键所在。
介绍背景要简单明了，“这次会议是在镲情况下召开的”，寥寥数语即可。
因为，介绍背景的目的在于引出会议的主要任务来。
会议的主要任务要写得稍微详尽、全面、具体一些，但也不能长篇大论，要掌握这样两个原则：一是站位要高，要有针对性，以体现出会议的紧迫性和必要性；二是任务的交代要全面而不琐碎，具体中又有高度概括。
五是介绍会议内容。
为了使与会者对整个会议有一个全面、总体的了解，在会议的具体议程进行之前，主持人应首先将会议内容逐一介绍一下。
如果会议日期较长，如党代会、人大政协“两会”，可以阶段性地介绍，如：“今天上午的会议有几项内容”，“今天下午的会议有几项内容”，“明天上午的会议有几项内容”。
如果会议属专项工作会议，会期较短，可以将会议的所有内容一次介绍完毕。
(二)中间部分 在这一部分．可以用最简练的语言，按照会议的安排，依次介绍会议的每项议程，通常为“下面，请某某某讲话，大家欢迎”，“请某某某发言，请某某某做准备”，“下一个议程是——”之类的话。
有时在一个相对独立或比较重要的内容进行完了之后，特别是领导的重要讲话之后，主持人要作一简短的、恰如其分的评价，以加深与会者的印象，引起重视。
如果会议日期较长，在上一个半天结束之后，应对下一个半天的会议议程作一简单介绍，让与会者清楚下一步的会议内容。
如果下一个半天的内容是分组讨论或外出实地参观，那么，有关分组情况、会议讨论地点、讨论内容、具体要求以及参观地点、乘坐车辆、往返时间、注意事项等都要向与会者交代清楚，以便于会议正常进行。
会议主持词的中间部分写作较为简单，只要过渡自然、顺畅，能够使整个会议联为一体就行了。
(三)结尾部分 这一部分主要是对整个会议进行总结，并对如何贯彻落实会议精神提出要求，作出部署。
一是宣布会议即将结束。
基本上是“同志们，某某会议马上就要结束了”或“同志们，为期几天的某某会议就要结束了”之类的话，主要告诉与会的同志们议程已完，马上就要散会。
二是对会议作简要的评价。
主要是肯定会议效果，如：“某某某的讲话讲得很具体，也很重要”，“这次会议开得很好，很成功，达到了预期目的”之类的话。
三是从整体上对会议进行概括总结，旨在说明这次会议所取得的成果：解决了什么问题，明确了什么方向，提出了什么思想，采取了哪些措施等。
总结概括要有高度，要准确精练，恰如其分，它是对会议主要内容的一种提炼，对会议精神实质的一种升华。
总结会议 ，但不是对会议内容的简单重复，而是突出重点；概括会议，但不是对会议内容的泛泛而谈，而是提升会议的主旨。
这样，就使与会者对整个会议的主要内容和精神实质有一个更为清晰的了解和把握。
四是就如何落实会议精神提出要求。
每次会有其特定的目的，为达到这个目的，会后都有一个如何落实会议精神的问题。
因此，这不但是结尾部分的重点，也是整个主持词的重点。
写好这一部分，要做到以下几点：第一，语言要简洁明了，一是一，二是二，不绕弯子，不作解释说明；第二，要求要明确、具体，不能含糊其辞，要体现出会议要求的严肃性、强制性、权威性；第三，布置任务要全面，不能漏项，否则，就会影响会议的落实效果；第四，要看会议的性质和内容选取写作方式，如必须完成任务的专项工作布置可采用命令的口气、动员大会性质的可采用号召式，这当然要根据会议的性质和内容，选择恰当的写作方式；第五，与会单位要将会议贯彻落实情况在一定期限报会议组织单位，以便检查会议落实情况。
写作会议主持词是办公室秘书人员的一项经常性工作。
写好一篇会议主持词对于保证会议的顺利进行，串联会议的各项议程，提高会议的整体效果，具有举足轻重的作用。
一、会议主持词的一般写法会议主持词一般由标题、称谓、正文三部分组成。
(一)标题 主持词的标题一般不分正副标题，并力求简洁明了、直截了当，不需要用含蓄、委婉的语言，也不需要任何的修饰词语，是什么会议就用什么名称。
如，“ 大学新校区奠基仪式主持词”、“庆祝第个教师节主持词”、“ 学院2005届新生开学典礼主持词”、“ 县人民政府与 县人民政府开展对接活动主持词”，等等。
在标题左下方顶格处，可分行写明会议的时间、地点、主持者，或者只在标题正下方中间处注明主持者的姓名(可加小括号)。
(二)称谓 称谓是主持者对广大听众的称呼。
主持者视不同的与会人员、不同的场合，选用不同的称呼，一般用泛称。
如“各位领导”、“各位来宾”、“同志们”、“同学们”等。
在特殊情况下，如地位、职务较高的领导、专家莅临下级单位指导工作时，可以针对某位领导，用特称，如“尊敬的省长”、“尊敬的 厅长”等。
会议开始前要有称谓，主持中间还应适当用称谓，起引起注意、承上启下的作用。
(三)正文正文由开场白、主体、结束语三部分组成。
1．开场白部分 开场白的形式多种多样，可开门见山、直奔主题，如“今天我们在这里隆重集会，召开庆祝我国第 个教师节大会”、“今天，在这里举办我市暑期中层干部研讨班”。
也可简单介绍一下会议的召开背景、目的，如“为全面贯彻落实省委、省政府‘科教兴省’、率先建设创新型省份和市委、市政府全面奔小康、建设新的战略决策，加快科技成果转化，促进产学研结合，进一步推进地方经济和社会可持续发展，今天，在这里召开我市科技工作者大会。
”无论用什么方法开头，都应该紧扣主题，用精炼的语言吸引听众，自然地引出下文，不要兜圈子。
另外，在开场白部分还可介绍主席台就座的领导和与会人员 (可包括姓名、身份、职务等)，如“光临今天会议的领导和来宾有：ZG 市委 书记、 市 市长……”、“出席今天奠基仪式的还有……”、“……也出席了今天的对接交流活动”。
介绍出席人员时，必须要注意先后顺序，先上级后下级，先来宾后主人。
同时对各位来宾的到来，主持者要表示热烈的欢迎和衷心的感谢。
2．主体部分 主体部分是会议的主要议程，也是主持词的核心部分。
这部分是向与会者全面介绍会议的总体安排，可先总说、后分说，如“今天的对接交流活动主要有 项议程：一是……二是……三是……”，然后分条说，“下面进行第一项议程……”。
也可直接分条说，如“今天的大会主要有项议程，下面进行第一项议程……”。
还可以不明确说有几项议程，如“ 大学新校区建设工程奠基仪式现在开始。
首先，请 同志致词。
大家欢迎。
……下面，欢迎 同志讲话。
……接下来，欢迎致词……”。
值得强调的是，在两项议程之间主持者可以做一个简短的、恰如其分的评价，使这两项议程能自然地“串”起来，给人以连续感。
在顺次介绍会议的每项议程时，切忌千篇一律，要讲究灵活性和多变性，如，不要都用“下面……下面”，可以跳用“下面”、“接下来”、“下一个议程是”之类的话。
3．结束语部分 结束语是主持词的收束。
结束语可以总结会议收到的效果，也可以发出号召、邀请，还可以抒情、祝愿，寄托主持者美好的愿望。
如，“通过今天对接交流活动的开展，进一步增进了我们之间的友谊……”、“最后，祝各位……”。
学术交流用英文怎么说
国际学术交流英语UnitThree会议发言•Ⅰ常用词汇：•1.回顾常用的会议用语UnitThree会议发言•Ⅰ常用词汇：•1.会议用语•Meeting•普通用词，词义广泛。
指一般性的会议，可用于各种场合。
•e.g.•••••••••••峰会asummitmeeting参加会议attendameeting主持会议chairameeting正式会议officialmeeting多边会晤multilateralmeeting全体大会generalmeeting•••••••••••小组会议groupmeeting欢迎会Welcomemeeting欢送会afarewellmeeting联欢会aconvivialmeeting筹备会议preparatorymeetingUnitThree会议发言•Ⅰ常用词汇：•Conference•（通常持续几天的大型正式）会议,如政府工作会议、国际学术交流会议、各国之间的协商、会谈等。
•••••波茨坦会议PotsdamConference万隆会议BandungConference••••••新闻发布会newsreleaseconference记者招待会pressconference赴会的代表adelegatetoaconference与会者\\\/会议的参加者Aparticipantinaconference.•大会胜利闭幕。
•Theconferencehasconcludedsuccessfully.•Assemblyn.•比conference更正式的词，明显地指人数众多的、按计划安排的正式集会Itisevenmoreformalthanconference,distinctlyimplyingaformalplannedgatheringofmany
有关教师节的资料
【词语】现在“沙龙”一词一般意为较大的客厅,原来指的是装点有美术品的屋子.沙龙原为意大利语,十七世纪传人法国,最初为画廊的名称.日后逐渐指一种在欣赏美术结晶的同时,谈论艺术、玩纸牌和聊天的场合,所以沙龙这个词便变为不是陈列艺术品的房间,而更多的是指这样的集会了.在十七、十八世纪时的法国,作为社交场所的沙龙,具有很大的影响.当时图书不像现在这样普及,各种宣传工具也不发达,一些文人学士往往在沙龙里朗诵自己的新作.在沙龙里传播信息,制造舆论,从高谈阔论中吸取富于智慧的语言,洞察人们的良知,自然也是一个极好的机会.法国最有名的沙龙要属巴黎的朗布伊耶宅邸,这里集中了当时法国的许多名流、学者.进入十八世纪以后,沙龙的性质有所变化,在沙龙里所谈论的,主要的不是而是政治科学,有时也出现过激的言论,因而那时的沙龙往往成为革命的温床.不久,由沙龙派生出来了只讨论政治问题的俱乐部.现在美术展览使用沙龙这名字的也屡见不鲜,最早的美展则是由一六六七年举办的.“沙龙”也是法语Salon一字的译音,中文意即客厅,原指法国上层人物住宅中的豪华会客厅.从十七世纪,巴黎的名人（多半是名媛贵妇）常把客厅变成著名的社交场所.进出者,每为戏剧家、小说家、诗人、音乐家、画家、评论家、哲学家和政治家等.他们志趣相投,聚会一堂,一边呷着饮料,欣赏典雅的音乐,一边就共同感兴趣的各种问题抱膝长谈,无拘无束.后来,人们便把这种形式的聚会叫做“沙龙”,并风靡于欧美各国文化界,十九世纪是它的鼎盛时期.正宗的“沙龙”有如下特点：1.定期举行；2.时间为晚上（因为灯光常能造出一种朦胧的、的美感,激起与会者的情趣、谈锋和灵感）；3.人数不多,是个小圈子；4.自愿结合,三三两两,自由谈论,各抒己见.沙龙一般都有一个美丽的沙龙女主人.沙龙的话题很广泛,很雅致；常去沙龙的人都是些名流.我们在欧洲电影、小说和戏剧中经常会看见富丽堂皇或典雅精致的沙龙场面.20世纪的二三十年代,中国也曾有过一个著名沙龙,女主人就是今天人们还经常提起的,可见这种社交方式早就传到了中国.
什么是“扩大”会议
就是在一些特殊情况下，请一些在正常会议时原本没有资格或者不应该出席会议的人员参与的会议。
大型涉外会议怎么组织
一、会议概述 会议的涵义与作用 组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。
什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。
两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，也被称作什么“会”。
前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会，等等。
这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。
通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
(1)会议可按不同的标准划分为不同的类别。
按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。
(2)会议的作用。
无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。
总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。
比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。
会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。
会议与会者一般有三种人： 一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。
这三种人员都应起到自己应起的作用。
另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。
自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。
会议的要素 一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
下面分别介绍之。
与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。
因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
必要性。
这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。
有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。
重要性。
这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。
这些人员通常是临时邀请的。
合法性。
这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。
如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。
有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。
而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系．造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈．而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。
结果不仅是很大的浪费。
甚而冲淡或干扰了会议的主题。
这种做法是应该反对的。
主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。
一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。
如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。
主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。
另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。
特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。
除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。
议题 议题．是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。
议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。
会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。
因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。
尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。
再经领导审定的。
有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。
再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。
因此，议题还必须具有合法性。
名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。
俗话说，名不正则言不顺。
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。
会议名称必须用确切、规范的文字表达。
它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和 蓝严惑。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。
时间 会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
会议召开时间。
某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。
一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。
有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。
如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。
少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。
会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。
会议时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。
如果需要更长时间，应该安排中间休息。
地点 会议地点，又称“会址”。
既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。
选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
二、会前准备 在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。
会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。
会前准备充分是会议成功的保证。
会议计划和成本预算 开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。
为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。
开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。
因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。
(1)会议计划。
会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。
其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。
’ 再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
会议计划由秘书制订、提出。
经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。
分头按计划执行。
机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。
部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
(2)会议成本预算。
有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。
会议成本包括两部分： ①“显性成本”。
即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。
这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。
②“隐性成本”。
即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。
这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。
它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。
会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T 其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。
所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。
有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。
因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。
顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。
可以提出自己的意见。
文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件 会议文件有两大类： 一类是供会上学习参考的文件资料。
如上级的有关政策、方针、法规、计划。
以及专业、技术性资料等。
这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。
另一类就是会议本身所产生的文件。
如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决 定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。
其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。
(1)开幕词。
开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。
内容大体包括三方面： ①对来宾和与会人员表示欢迎。
②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。
③预祝会议成功。
(2)工作报告。
工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。
工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。
工作报告既要全面，又要重点突出。
篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。
(3)发言稿。
这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。
发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议关心的其他问题。
等等。
有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。
发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。
(4)其他会议文书。
除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。
(5)会议文件的准备程序。
一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。
顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。
领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。
顶尖。
秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。
秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。
其程序如下： 会议准备 对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。
具休要求如下： (1)会场布置 会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。
小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。
会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。
桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。
主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。
多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。
大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。
会议厅的前方安排主席台与讲台。
主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。
台上方或后方悬挂会标。
会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。
讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。
台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。
面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。
便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。
研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。
会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。
会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。
情绪饱满。
工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。
研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。
重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
(2)主席台席位。
重大会议的主席台席位应讲究排列。
主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。
席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。
邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。
第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。
后排为次，其他的依次类推。
在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
(3)会场设施。
会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。
仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。
(4 ）其他准备。
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。
会场外应有医护人员值班。
远道而来的应准备接送车辆。
会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。
重要会议应有安全保卫人员和保密措施。
会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。
会议议程、程序的拟定 (1 )议程。
会议通常有一个或几个相关的议题。
若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。
(2)程序。
会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。
把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。
程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。
(3)日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
①日程表。
即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。
②作息时间表。
即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。
安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。
会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。
会议通知的发送 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。
本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。
外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请 信。
会议通知上应写明下列内容： ①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。
②会议名称和主要议题。
③参加对象。
④须作什么准备。
⑤报到日期、地点、接站办法等。
⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。
邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。
回执中需有下列内容： ①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。
②是否参加会议。
③预订住房标准。
④提交论文题目或资料名称。
⑤回程车船机票登记等。
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
