书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1、称呼：也称起首语，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。后加：，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。
2、正文：正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是您好！近好！依时令节气不同，也常有所变化，如新年好！春节愉快！。问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。
问候语之后，常有几句启始语。如久未见面，别来无恙。近来身体是否安康？近来一切可好？久未通信，甚念！之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，可以分为若干段来书写，即写信人要说的话。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3、结尾。正文写完后，都要写上表示祝福的话，作为书信的结尾。这是对收信人的一种礼貌。祝福的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。一般对长辈都说一些工作顺利身体健康之类的祝福语，而对同学则说一些学习进步天天快乐之类的话。
祝福语的格式是：在正文写完之后，另起一行空两格写祝你、敬祝，再另起一行顶格写上工作顺利身体健康等，后面都不要用标点符号。
如果不用以上祝福语，也可以最一般的此致、敬礼结尾。此致可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。敬礼写在此致的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
4、署名和日期。在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的.右方空半行的地方。如果是写给的亲属，可加上自己的称呼，如您的孙子、您的侄子等，后边写名字，不必写姓。写给老师则要写上您的学生，空一格写上自己的姓名。日期只要写在署名下边即可。
如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上又附，再另起行书写未尽事宜。
一般的书信由六个部分构成。这六个部分是：称呼、问候、正文、
书信署名的正确格式1
（1）称呼
写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
（2）问候语
问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。
（3）正文
正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
（4）祝福语
祝福语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。应独占一行，空两格写。
另外，在写与“此致”或“祝”相配套的“敬礼”、“健康”等一类表示祝福的话语时，一般要另起一行顶格写。
（5）署名
写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“你的同学”、“你的好友”，“您的学生”等。
（6）日期
日期写在署名的下一行。
书信署名的正确格式2
书信，日常生活中广泛应用的一种文体。它是一种特殊的实用文体。长期以来，它形成了自己独有的固定的书写格式：一般包括称呼、正文、结尾、署名、日期五部分。
称呼：第一行顶格写收信人的名字称呼（或只写称呼），有时还要加上“敬爱的、亲爱的”等词，表示对收信人的亲热和尊敬；接着加个冒号，表示下面的话是对他说的。
正文：另起一行空两格开始正文，也是书信的内容。正文部分通常先写问候的话。问候是一种礼节，问候语很多，有节日的问候，如“新年好”“春节快乐”等；有季节性的问候，如“夏安”“冬安”等。也有开头问候身体健康，工作和学习情况的，如“近来身体可好”“近来的学习好吗？”等等。问候语可以独立成为一个段落。
正文是书信的主体部分，是写信的目的之所在，写信人要说的话，要办的事都写在这里。正文的内容在问候语下一行空两格写起，转行时要顶格写起。如果要说的话，要办的.事多，应该分段写，每段写一件事，写完一件事，再写另外一件事。每段开头都要空两格写起。
结尾：正文写完后，要写上表示祝愿、尊敬或勉励的话，也叫致敬语。致敬语要根据对象不同而不同。如果写给长辈，可以写“敬祝健康”等；如果写给平辈，可以写“祝学习进步！”等。而“此致敬礼”是比较通用的，适合一般人的结束语。结尾的“此致”“祝”等可以紧接正文写，也可以独占一行，空两格写。“敬礼”“健康”等祝愿之情，要另起一行顶格写。
署名：写在正文结尾后的右下方。可以根据信纸剩下的多少，决定署名与致敬语的距离。署名时根据与收信人关系的亲疏，可带姓，可不带姓。习惯上，还按与收信人的关系，在名字前面加上“孙”、“弟”“老朋友”等称谓写在名字的左上角，字体小一点。
日期：一般写在署名的下边。日期最好是把年月日都写出来，便于收信人了解写信时间。
致辞，即致词，是领导干部在特定场合中，如在应送宾客、重大节日、重要会议、开业典礼等活动仪式或集会上，宾主双方或一方所发表的表示欢迎、感谢、祝贺等的一种礼仪讲话。其主要作用是传递信息，了解情况；交流感情，增进友谊；营造环境，活跃气氛。为领导提供一篇高质量的致辞讲话已成为文秘工作者的必备素质之一。
一、常见的致辞类
1、节日致辞（如元旦致辞、春节致辞、五一劳动节致辞等）；
2、庆典活动致辞（重大工程建设奠基、竣工典礼致辞，工作交流会致辞等）；
3、欢迎词、欢送词、答谢词；
4、祝酒词；
5、祝寿词；
6、婚礼祝词；
7、文体活动致辞（文艺活动致辞、联欢活动致辞、体育活动致辞等）。
二、会议致辞的写法
主要用于各类交流会、汇报会和培训会上。一般包括“标题、称呼、正文、结尾”四部分内容。
1、标题
第一行正中写标题，字体略大，一般为二号标宋字体。一般为“在全市城中村改造**县（市）现场会上的致辞”“在全市政协主席联席会上的致辞”。标题正下方写上致辞人的姓名、职务和时间，如“县委书记***”，**年**月**日。
2、称呼
顶格写称呼，称呼要讲究礼仪，姓名要写全，要用尊称，即在姓名后加上职务、职称或爵位，还要在主宾姓名前加上表示亲切或敬意的修饰词，如“尊敬的***部长，尊敬的***书记”。如果对象是一个群体，就要根据具体情况加以称呼，如“各位来宾，各位朋友”等。
3、正文
第一部分，即开头部分。对客人表示热烈欢迎、诚挚的问候和致意或感谢。如“在这群山吐翠、百花争艳的美好季节里，我们非常荣幸地迎来了洛阳市县（市）区政协主席联席会在**县（市）胜利召开。在此，我代表中国共产党**县（市）县委、县人大、县政府、县政协及全县**万人民，向各位领导的光临表示最诚挚的欢迎！向会议的召开表示热烈的祝贺！”。
第二部分，介绍**县（市）基本县情。主要写**县（市）的总面积、行政划分、地理位置、气候、四大资源优势。
第三部分，介绍**县（市）经济社会发展概况。主要写**县（市）近年来经济社会发展取得的成绩，包括GDP、财政一般预算收入、固定资产投产，获得的省部级荣誉等。
第四部分，结合本次会议主题，介绍分项工作开展情况和取得成绩。在此段结尾部分应再次对会议在我县的召开表示感谢，对关心和支持**县（市）发展的各界人士表示感谢，并谦虚地指出自己与其他兄弟县区比较工作还有差距，还需要继续努力，语言一定要谦和。如“这次全市（全省）***会在我县召开，充分体现了***领导对**县（市）***工作的信任和支持，使我们倍受鼓舞。借此机会，向关心支持**县（市）发展和**县（市）***工作的各位领导，表示衷心的感谢！但是，与兄弟县区相比，我们的.工作还存在一些问题和不足，还需要在各个方面不断进取、认真探索。希望以这次会议为契机，认真学习县区同仁的先进经验，推动我县***工作再上新台阶。”
4、结尾
一般写成“最后，预祝***会议圆满成功！祝各位领导、各位嘉宾在栾期间心情愉快，身体健康，万事如意！谢谢大家！”
三、庆典仪式致辞
主要用于重大工程项目的奠基、竣工、投产等活动仪式。一般包括“标题、称呼、正文、结尾”四部分内容。
1、标题
第一行正中写标题，字体略大，一般为二号标宋字体。一般为“在典礼仪式上的致辞”，如“在**景区索道奠基仪式上的致辞”。标题正下方写上致辞人的姓名、职务和时间，如“县委副书记***”，**年**月**日。
2、称呼
顶格写称呼，如果有上级领导参加，一般应写上“尊敬的***部长（局长），各位领导，各位来宾，同志们，朋友们”。一般只写“各位领导，各位来宾，同志们，朋友们”即可。
3、正文
第一部分，即开头部分。可以写，**工程建设是我县经济生活（政治生活）中的一件大事、喜事，代表县委、县人大、县政府、县政协对***工程的奠基或竣工仪式的举行表示热烈庆祝，对前来参加仪式的各位领导和来宾表示感谢，对工程建设单位和施工工人表示感谢。
第二部分，介绍该项工程建设概况和对**县（市）经济社会发展产生的重大意义。如**工程建设占地***亩，总投资***万元，投入使用后可产生经济效益***万元，必将进一步改善**县（市）人民的生产生活条件，解决***问题等。
第三部分，对相关单位提出要求。如果是工程奠基仪式，可以写，要求项目责任单位加强项目建设管理，保证工程质量和进度，要求相关乡镇和单位做好协调服务工作，保证工程建设顺利进行。如果是工程竣工仪式，可以写，要求责任单位加强内部管理，提升素质，提高服务水平。
4、结尾
如果是奠基仪式，一般写成“最后，祝***工程早日建成投入运营！祝各位领导、各位来宾身体健康！谢谢大家”。如果是竣工仪式，一般写成“希望***项目单位创新思路，搞好服务，为促进**发展而努力奋斗”。
致辞范文（一）
中国共产党齐村乡党委书记曹英才
尊敬的各位领导、各位来宾、朋友们：大家上午好！
在这秋风送爽的日子里，我们相聚在北雅握村，隆重举行北雅握村***，共同为北雅握村的美好明天奉献爱心，募捐会议致辞。首先，我谨代表齐村乡党委、乡政府，对***的召开表示热烈祝贺，对各位爱心人士的莅临表示诚挚的欢迎和衷心的感谢！
近年来，在齐村这片充满希望的热土上，全乡干部群众在县委、县政府的坚强领导下，全乡上下政通人和，经济发展，社会稳定，民生改善，可以说，现在的齐村乡已步入社会发展的快车道。特别是我们的扶贫开发"四万一千"工程，受到省、市、县的高度肯定。这些成绩的取得，是全乡人民共同奋斗的结果，更是在座各位大力支持的结果。在此，我对大家表示最崇高的敬意！
今年以来，省委继续开展了加强基层组织建设年活动。以宋主任为组长的省驻村工作组进驻北雅握村以后，不为名，不求利，只为村民干实事，充分调研，科学立项，积极协调，做了大量的工作，修建桥梁、返修学校、兴建村民活动中心，这些得民心、利民意的大事好事，必将永远铭刻在北雅握村发展的里程碑上。现在，我提议，为他们的无私奉献表示最真诚的谢意！
最后预祝本次募捐会议取得圆满成功！
致辞范文（二）
各位来宾：大家好！
今天，我受新郎新娘的重托，十分荣幸地担任××先生与××女士结婚的证婚人。在这神圣而又庄严的婚礼仪式上，能为这对珠联璧合、佳偶天成的新人作证婚词我感到无比光彩，也是难得机遇。
昨天，新郎新娘是朋友；今天，他们步入婚姻的殿堂，成为牵手一生的人。借用一句诗人的话说：黑夜给了我黑色的眼睛，我却用它寻找美好的爱情。
他们一经相遇，就一见钟情，一看倾心。他们相爱了，他们志同道合，他们的结合是天生一对，地作一双。
如今，新郎新娘都找到了他们的挚爱，执子之手，与子偕老。我想：对于爱情，也许只要两颗心就够了，但婚姻，等于爱情加责任。
在他们新的生活即将开始的时候，我希望新郎新娘互谅所短，爱情不渝，美满幸福！
谢谢大家
