欢迎词多用于对外交往。在各社会组织的对外交往中，所迎接的宾客可能是多方面的，如上级领导、检查团、考察团等。来访目的不同，欢迎的情由也应不同。欢迎词要有针对性，看对象说话，表达不同的情谊。
（2）看场合说话。
欢迎的场合。仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会；有一般的座谈会、展销会、订货会等。欢迎词要看场合说话。该严肃则严肃，该轻松则轻松。
（3）热情而不失分寸。
欢迎应出于真心实意，热情、谦逊、有礼。语言亲切，饱含真情。注意分寸，不亢不卑。
（4）称呼。
由于是用于对外（本组织以外的宾客）交往，欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“先生：”、“女士：”。
欢迎词的结构由标题、称呼、开头、正文、结语、署名六部分构成，秘书工作《欢迎词的.概念》。
（1）标题。标题有两种形式。
1）欢迎场合或对象加文种构成，如《在校庆75周年纪念会上的欢迎词》
2）用文种“欢迎词”作标题。
（2）称呼。提行项格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友：”、“尊敬的领导：”等。
（3）开头。用一句话表示欢迎的意思。
（4）正文。说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。
（5）结语。用敬语表示祝愿。
（6）署名。
用于讲话的欢迎词无须署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。
报告、开会、道歉、要求加薪、演讲、倾听诉苦，都只跟一件事情有关，就是：你会不会说话，你有没有能力去想象听你讲话的人是什么心情，想听到什么。在职场中说话那就更要谨慎了，什么场合说什么话都要有分寸，以下专门为大家准备10个非常实用的句子，在恰当的时机派上用场。
1、以委婉的的方式传递坏消息：我们似乎碰到一些状况
项目正在有条不紊地进行着，突然出了问题，而你也是刚刚知道，左右无人，你只能硬着头皮去跟上司报告这个坏消息。你是立刻冲进办公室，还是先让自己冷静下来想好说法呢?此时，你应该以不带情绪起伏的声调，从容不迫的说出这句话，千万要冷静，不要让上司觉得事情很严重，而我们听起来像是你将与上司站在同一阵线，并肩作战。
2、上司交代任务：好的，我马上处理
即使任务有些难，或者这本不是你职责范围的事情，但不要试图跟上司讨价还价，而是应该冷静、迅速的做出这样的回答，会令上司直觉的认为你是个有效率、听话的好部属;相反，犹豫不决的态度只会惹得责任本就繁重的上司不快。夜里睡不好的时候，还可能迁怒到你头上呢!
3、表现出团队精神：XXX的主意真不错
同事想出了一条连上司都赞赏的绝妙好计，你恨不得你的脑筋动得比人家快。与其拉长脸孔、暗自不爽，不如偷沾他的光。方法如下：趁着上司听得到的时刻说出这句话。在这个人人都想争着出头的社会里，一个不妒嫉同事的部属，会让上司觉得此人本性纯良、富有团队精神，因而另眼相看。
4、说服同事帮忙：这件事没有你不行啦
有件棘手的工作，你无法独力完成，非得找个人帮忙不可，于是你找上了那个对这方面工作最拿手的同事。怎么开口才能让人家心甘情愿的助你一臂之力呢?送高帽、灌迷汤，并保证他日必定回报;而那位好心人为了不负自己在这方面的名声，通常会答应你的请求。不过，将来有功劳的时候别忘了记上人家一笔。
5、巧妙闪避你不知道的事：让我再认真的想一想，X点以前给您答复好吗
上司问了你某个与业务有关的问题，而你不知该如何做答，千万不可以说不知道。这句话不仅暂时为你解危，也让上司认为你在这件事情上头很用心，一时之间竟不知该如何启齿。不过，事后可得做足功课，按时交出你的答复。
6、智退性骚扰：这种话好像不大适合在办公室讲喔
如果有男同事的黄腔令你无法忍受，这句话保证让他们闭嘴。男人有时候确实喜欢开黄腔，但你很难判断他们是无心还是有意，这句话可以令无心的人明白，适可而止。如果他还没有闭嘴的意思，即构成了性骚扰，你可以向有关人士举发。
7、不着痕迹减轻工作量：我了解这件事很重要，我们能不能先查一查手头上的工作，把最重要的排出个优先顺序。
不如当下就推辞。首先，强调你明白这件任务的'重要性，然后请求上司的指示，为新任务与原有工作排出优先顺序。不着痕迹的让上司知道你的工作量其实很重，若非你不可的话，有些事就得延后处理或转交他人。
8、恰当地暖场：我很想知道您对XXX的看法
许多时候，你与高层要人共处一室，而你不得不说点话以避免冷清尴尬的局面。不过，这也是一个让你能够赢得高层青睐的绝佳时机。但说些什么好呢?每天的例行公事，绝不适合在这个时候被搬出来讲，谈天气嘛，又根本不会让高层对你留下印象。此时，最恰当的莫过于一个跟公司前景有关，而又发人深省的话题。问一个大老板关心又熟知的问题，但他滔滔不绝的诉说心得的时候，你不仅获益良多，也会让他对你的求知上进之心刮目相看。
9、主动承认错误：是我一时失察，不过幸好……
犯错在所难免，但是你陈述过失的方式，却能影响上司心目中对你的看法。勇于承认自己的失误非常重要，因为推卸责任只会让你看起来就像个讨人厌、软弱无能、不堪重用的人，不过这不表示你就得因此对每个人道歉，诀窍在于别让所有的矛头都指到自己身上，坦承却淡化你的过失，转移众人的焦点。
10、面对批评要表现冷静：谢谢你告诉我，我会仔细考虑你的建议
自己苦心的成果却遭人修正或批评时，的确是一件令人苦恼的事。不需要将不满的情绪写在脸上，但是却应该让批评你工作成果的人知道，你已接收到他传递的信息。不卑不亢的表现令你看起来更有自信、更值得人敬重，让人知道你并非一个刚愎自用、或是经不起挫折的人。
一句话有很多种表达方式，选择哪种要看对象和场合，这就是所谓的“说话之术”，蔡康永在他的书里说道：我相信的，是先对人和人之间的沟通认真看待，然后得到比较多的力量、比较靠近幸福。通过说话，懂得把别人放在心上。
【说话要看对象的寓言故事】
古时有一个书呆子，说话不看对象，总爱咬文嚼字。有一次睡觉被蝎子螫了，便摇头晃脑地喊道：“贤妻，速燃银烛，你夫为虫所袭!”一连说了几遍，他的妻子怎么也听不明白。
他更着急了，说道：“身如琵琶，尾似钢锥，叫声贤妻，打个亮儿，看是什么东西。”
他的妻子还是不知怎么回事。结果他痛得熬不住了，一气之下道：“老婆，快点灯，蝎子螫了我啦!痛死我了!”
这则笑话提示我们，讲话时一定要先看对象，这一点是绝不能忽视的。
我国古代有个叫许允的人在吏部做官，提拔了很多同乡。魏明帝觉察之后，便派人去抓他。
他的妻子为了揽过局面，告诉许允：“明主可以理夺，难以情求。”因为她深知跟九五之尊的皇帝打交道，难于求情，却可以“理”相争，依皇帝的身份地位是不可能随便以情断事的，皇帝以国为大，以公为重，只有以理断事和以理说话，才能维护好国家利益和作为一国之主的身份。
所以，在魏明帝审讯许允的时候，许允直率地回答说：“陛下规定的用人原则是‘举尔所知’，我的同乡我最了解，请陛下考察他们是否合格，如果不称职，臣愿受处罚。”
魏明帝派人考察许允提拔的同乡，他们确实很称职，于是不仅将许允释放了，还赏了一套新衣服。根据是封建王朝制定的个人荐举的任官制度，许允提拔同乡一事，不管妥不妥当，都合乎皇帝在其身份地位上所认可的“理”。这可以说是善于根据说话对象的身份地位来选择说话方式的绝好例子了。
荀子说：“未可与言而言谓之傲，可与言而不言谓之隐，不观气色而言谓之瞽。”。
这句话中的“未可与言”，似乎与整个对象相关。那个人或那些人不宜说。正像说的，对牛弹琴，除了讽刺对象，还有讽刺主体的含义，谁让你把琴拿去对不适宜的人弹?
【说话要看对象的寓言故事】
孔子带着他的几名学生出外讲学、游览，一路上十分辛苦。这一天，孔子一行人来到一个村庄，他们在一片树荫下休息，正准备吃点干粮、喝点水，不料，孔子的马挣脱了缰绳，跑到庄稼地里去吃了人家的麦苗。一个农夫上前抓住马嚼子，将马扣下了。
子贡是孔子最得意的学生之一，一贯能言善辩。他凭着不凡的口才，自告奋勇地上前去企图说服那个农夫，争取和解。可是，他说话文绉绉，满口之乎者也，天上地下，将大道理讲了一串又一串，尽管费尽口舌，可农夫就是听不进去。
有一位刚刚跟随孔子不久的新学生，论学识、才干远不如子贡。当他看到子贡与农夫僵持不下的情景时，便对孔子说：“老师，请让我去试试看。”
于是他走到农夫面前，笑着对农夫说：“你并不是在遥远的东海种田，我们也不是在遥远的西海耕地，我们彼此靠得很近，相隔不远，我的马怎么可能不吃你的庄稼呢?再说了，说不定哪天你的.牛也会吃掉我的庄稼哩，你说是不是?我们该彼此谅解才是。”
农夫听了这番话，觉得很在理，责怪的意思也消释了，于是将马还给了孔子。旁边几个农夫也互相议论说：“像这样说话才算有口才，哪像刚才那个人，说话不中听。”
看起来，说话必须看对象、看场合，否则，你再能言善辩，别人不买你的账也是白搭。
【说话要看对象的寓言故事】
我国著名保健学家、北京安贞医院洪昭光教授说：“古人讲：‘良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。’用这话来形容医生的语言真是再贴切不过了。”
洪教授举了个真实的例子，听来令人啼笑皆非，细细品味，寓意深刻。有个病人作肝脏检查，做完B超后，医生说：“七厘米肝癌了，这个病啊，死得很快。我现在劝您想想，您平时喜欢吃什么?抓紧时间快些吃。您喜欢玩什么?抓紧时间赶快玩。”病人当时就吓坏了，脸色苍白，摔在地上起都起不来。病人回到家中，一宿都没睡着觉。第二天起来，自己照镜子一看，完了完了。结果病人在床上一躺就是40天，皮包骨头，不到40斤。
后来，他们单位工会主席来探望说：“组织上派我来看看，看你还有什么要求没有，组织上尽量帮助你。”最后病人说：“我要死了，这一辈子没见过天安门，能看看天安门，死了也值了。”工会主席说：“那就去吧。你起不来了，我派4个小伙子抬担架，抬你上天安门吧。”工会主席偷偷对陪病人的4个小伙子说：“你们赶紧走，看完就回来，千万别让他死在北京。北京是咱们的首都，死在那里不好办。”
幸好到了北京，其中一个小伙子提议再请北京的专家看看。说来还真巧，他们碰到一个有
病人回东北后，又能吃又能喝，什么病也没有。如果那病人不是来北京这么一趟，要是想趁活着的时候看天安门，那他早被吓得没命变成骨灰了，白白送了一条命。
