所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等
公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行：
一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样?存在哪些问题，解决方式、需协助事项;再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种?比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍
4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
二、收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
1、 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3、 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
几种常用的商务公文
请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示的特点
一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。
二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。
三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。
四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
请示的分类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
一、 请求指示性请示。
二、 请求批准性请示。
三、 请求批转性请示。
请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》;另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》
2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。
二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、 开头。主要交代请示的理由。
2、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
3、 结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。
三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。
请示应注意的问题
一、 一文一事的原则。
二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
三、 理由充分，请示事项明确。
四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。
报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的`上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
报告的特点：
一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直
接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。
二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。
四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类
报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。
写法
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法
一、 汇报性报告
汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
1、 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。
2、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
二、 答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
三、 呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
四、 例行工作报告
例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。
公告
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
公告的写法
公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。
一、 标题。
公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种;二是发文机关和文种 以上两项，多用于政府机关;有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。
二、 正文
正文一般由主旨与说明构成。
主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。
说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。
三、 落款及日期
公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。
会议纪要
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：
一、 首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。
二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
1、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。
2、 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。
电子公文
随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。
电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。
一、 收件单位/人
二、 抄送单位/人
三、 主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。
四、 事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等(与日常公文协作方法一致)，若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送(注明)。
五、 落款。署名及成文时间
递交程序以递交直属领导为宜。
篇一：领导需要知道18种不同性格员工的长处和弱点
俗话说：“尺有所短，寸有所长。”人有所长，也有所短，其中性格因素起着很重要的作用。事实上完美的人才是没有的，也正是这一点考验着每个领导的用人理念和头脑，一位合格的企业领导必须懂得取长补短、以长制短的用人原则，而力戒长短不分以短为长的盲目行为，这样才能发挥员工在企业中的位置和作用。
在这里，我们试从性格出发，来分析下属的行为特征，从中分辨出下属的“长”与“短”，以便领导用人时作为参考。
1、 性格坚毅刚直的下属，长处在于能够矫正邪恶，不足之处在于喜欢激烈地攻击对方；
2、 性格柔和宽厚的下属，长处在于能够宽容忍耐他人，不足之处在于经常优柔寡断；
3、 性格强悍豪爽的下属，称得上忠肝义胆，却过于肆无忌惮；
4、 性格精明慎重的下属，好处在于谦恭谨慎，却经常多疑；
5、 性格强硬坚定的下属，起到稳固坚支撑的作用，却过于专横固执；
6、 善于论辩的下属，能够解释疑难问题，但性格过于飘浮不定；
7、 乐于好施的下属，胸襟宽广，很有人缘，但交友太多，有难免鱼龙混杂；
8、 清高耿介、廉洁无私的下属，有着高尚坚定的情操，却过于拘谨约束；
9、 行动果断、光明磊落的下属，勇于进取，却疏忽小事，不够精明；
10、冷静沉着，机警缜密的下属，善于探究小事，细致入微，却稍嫌迟滞缓慢；
11、性格外向饿下属，可贵之处在于为人诚恳、心地善良；不足之处在于过于太过显露，没有内涵；
12、足智多谋，善于掩饰感情的下属，长处在于权术计谋。他们狡诈机智，富有韬略，在下决断时又常常模棱两可，犹豫不决；
13、性格温柔和顺的下属，行事迟缓，缺乏决断。因此，这种人常常遵守常规，却不能执掌政权，解释疑难；
14、勇武强悍的下属，意气风发，勇敢果断，但他们从不认为强悍会造成毁坏与错误，视和顺忍耐为怯懦，更加任性妄为；
15、好学上进的下属，志向高远，他们不认为贪多务得、好大喜功是缺点，却把沉着冷静看作是停滞不前，从而更加锐意进取。因此
这种人可以不断进取，却不甘心落后于人；
16、性格沉着冷静的下属做起事来沉思熟虑，他们不觉得自己太过于冷静以至于行动迟缓。因此这种人可以深谋远虑，却难以及时把握机会；
17、性情质朴的下属，他们的心地痴顽直露，行事直爽。因此这种人可以使人信赖他们，却难以去调停指挥，随机应变；
18、富有谋略、深藏不露的下属，善于随机应变，取悦于人。因此这种人往往不易显露其真实的想法，常常表里不一。
以上18类仅仅是一个概括，不可能包括所有人，但是，其中已经大体表明这样一个基本道理：下属各有性格特征，皆有长短，关键在于领导如何根据工作的特性去精心安排下属。一位下属的优点在企业领导是调控下属的核心，其职责是合理搭配下属的优缺点，否则就是不称职的。因此，慎于发现下属的优点和缺点并扬长避短，是一位企业领导不可忽视的用人之道
。假如你是一位企业领导，不妨用归纳法逐个分析下属，分别列出他们的长处和短处，使其各有所用。
篇二：销售
1．拖延的习惯——不能立即且坚定的行动。
2．六项基本的恐惧——心里充满恐惧的人不会聊天。六种基本的恐惧是：a贫穷；b批评；c病痛；d失去所爱的人；e年老；f死亡这些基本的恐惧应该再加上一项：担心目标客户不进货的恐惧。
3．花太多时间“聊天”而不是销售。
4．把责任推给经理。经理没有义务陪推销员拜访客户。他的工作是教推销员怎么做，而不是替他做。
5．找藉口。不要找藉口，找订单才有用。
6．花太多时间耗在旅馆大厅或咖啡馆。旅馆大厅或咖啡馆是休息的好去处，但是“休息”太多的推销员，迟早会被炒鱿鱼。
7．景气。景气是常见的商谈话题，但是不要让目标客户以此转移你的销售重点。
8．昨天的宴会很好玩，但对隔天的销售任务却没有帮助.
9．依赖经理替你寻找客户。
10．等待景气复苏。守株待兔是没有用的，订单不会自动从推销员的门里溜进来。
11．听到别人说“不”。这个字对一个真正的销售员而言，只是努力的开始。如果每个客户都说“好”， 销售员就失业了，因为根本就不需要销售员。
12．害怕竞争。亨利?福特有很多竞争对手，但他一点也不担心，因为他有勇气和能力推出超低价位的八汽缸汽车，其他厂牌在短期内望尘莫及。
13．未能事先安排一天的
14．疏于拜访客户。目标客户对于没有在一定时间内拜访的销售员，很快就会疏远。客户需要产品，马上就要!
15．怠惰。业务会议、约客户见面迟到，早早回到聊天室的销售员将一事无成，很快就要再找新的工作。
16．使用破旧或不合时宜的销售材料。污损、破旧、散乱的推销材料，显示销售员的散漫不用心。
17．未随身带笔。书写工具是销售员有效的利器，销售大师随身带着合用的笔。目标客户会很快厌恶老是借笔写字的销售员，尤其是借了不还的人。
18．因为眼镜或饰物而分心。不安地看手表、转动戒指、推镜框或咬眼镜架，故作思考状，会使目标客户紧张，失去成交的机会。
19．无精打采的解说。仔细听你自己的解说，如果连你自己都不想听——自言自语、枯燥无味——客户一定也是同样的感觉。
20．提及私人的问题。你的问题是你自己的问题，每个人都有自己的困扰，并不想听你的问题.
21．没有看或听完在职训练的材料。公司的文宣材料不是用来折纸飞机或空投垃圾桶，而是有话要告诉你，所以应该仔细研读，随时应用。
22．任意停车。把车停在客户的私人车位，占住别人的车道，造成塞车，激怒客户，势必断绝将来成交的可能。把车停在稍远的地方，走路并不麻烦。
23．承诺公司做不到的事。销售员承诺的东西，客户就会有所期待，若无法实现，徒然造成客户和公司的尴尬和不愉快。
24．雨天毫无防备。下雨淋成落汤鸡，明知道会下雨又不带伞，在客户面前狼狈不堪。随时准备轻便的雨衣及雨伞，以备不时之需。
请示写作的禁忌
禁忌一：矛盾上交，不该请示的滥请示
请示是上行文，在发文的必要性上必须慎重考虑，不得轻率。请示的写作目的主要有以下三个方面：一是请求上级解决本单位无力解决的问题，这类内容的请示叫“求助性请示”;二是请求上级解决本单位无权解决的问题，这类内容的请示叫“审批性请示”;三是请求上级明确或答复某种问题，这类内容的请示叫“政策性请示”。
凡在自己职权范围内经过努力能够处理和解决的问题和困难,都应尽力自行解决,不能动辄请示,矛盾上交。
禁忌二：该请示的不请示，“边斩边奏”或“先斩后奏”
请示是写给上级领导看的，请示的事项能不能得到批准是两可的事儿，千万不要想当然，自作主张先干了再说。只有事前行文，消除侥幸心理，才能真正有助于自身问题的根本解决。
禁忌三：弄虚作假，写作内容失实
有的单位对一些要求解决实际问题的请示，如申请经费、物资等，从本位主义出发，为一己之私利，抱着“头戴三尺帽，准备砍一刀”的想法，多报多要，片面夸大实际需求和困难，这种弄虚作假，不实事求是的工作作风，将严重影响视听，干扰领导的判断与决策，不利于上级机关及时作出正确的批复。
禁忌四：请示缘由不充分
拟写请示的缘由时不能只从本机关、本单位的立场出发去考虑问题，还应该用换位思维的方式来陈述理由，从全局出发来考虑问题，以求得到预期的答复。
措施一：采用换位思维方式，注重陈述理由技巧。
可从四个方面着手：一是要写出客观需要，使上级机关感到请示事项有尽快解决的必要性;二是写出已具备的一定条件，使上级感到请示事项有解决的可能性;三是写出亟待解决的程度，使上级机关有尽快解决请示问题的紧迫感;四是写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批复。
措施二：掌握各类请示的不同写法，突出写作重点。
写“求助性请示”要紧紧围绕“依本单位的力量难以解决和克服，根据工作的需要又必须解决和克服”这个基本意思来写。
写“审批性请示”陈述缘由时通常以“阐释相关请示事项的意义、目的、根据和开展这一事项已具备的主、客观条件”等为主要写作内容，着重突出开展某项工作的必要性、可行性。
写“政策性请示”，如果是对方针、政策或法规条文等在理解上存在问题，陈述缘由时就要详细引述条文并讲清疑问之所在;如果是工作中对某一问题的处理有不同意见，而又缺乏处理的依据，则要把这一问题及对这一问题处理的不同意见及请示者自身的倾向性意见都要分别写清;如果是工作中遇到新情况、新问题处理起来没有把握，陈述缘由时就要以新情况、新问题是如何出现的，有何具体表现等作为主要写作内容。
禁忌五：请示事项不明确、不正确、不具体
措施一：通过标题明确请示事项。
准确提炼概括请示事项，往往能使上级领导一看公文标题就能对下级所请示的问题心中有数，如《××支队关于增加××边检站人员编制的请示》。
措施二：以请示事项为根本指向组织安排写作内容。
以请示事项为核心来组织安排写作内容，有助于强化请示缘由与请示事项之间的内在联系，消除二者之间相互脱节或“两张皮”现象。
措施三：所提要求须具体，意见表述须明确。
究竟想让上级解决什么问题，是拨款，还是援物，或是别的什么，应直截了当、具体明确地向上级提出，不能模棱两可，含糊其词。
禁忌六：多事一请示
请示要一事一请示，一文一事。不要把许多事项都汇入一个请示当中，否则，就会由于诸多请示事项难易不一、性质不同而互相牵扯，影响上级快速及时批复。当然，请示也并非不能写多件事，但这多件事必须有一个中心，一个主题。
禁忌七：在报告中夹带请示事项
请示与报告同属上行文，但二者毕竟是两个截然不同的文种，二者既不能相互代替，也不能互相混淆，必须严格加以区分。
请示以请求批准或请求指示为主要行文目的.，上级机关对相关请示事项必须予以书面答复;报告以汇报工作、反映情况为主要行文目的，对所反映的情况上级机关不一定非得给予答复。请示只在事前行文，而报告大多在事后或事中行文。
禁忌八：请示的结语缺失或结语不当
请示结语在实际写作中用词尤其讲究。“求助性请示”、“审批性请示”可以用“妥(当)否，请批复”、“妥(当)否，请审批”这样的结语，但这些结语用在“政策性请示”就显得不适合，“政策性请示”往往用“以上，请指(批)示”作结。不分种类、不分内容而一律用“请批示”作结，是我们在写作中应该加以避免的。
禁忌九：多头主送、越级主送或主送领导个人
公文行文规则中规定：请示只报一个上级机关，抄送有关机关(不含下级机关)，不得多头上报，不得越级上报，不得主送领导个人。
请示写作的技巧
1.想好了再说
常见的问题是有的同志汇报工作，连自己对情况都没搞清，匆匆忙忙就去找领导。领导一问：这个事为什么会发生啊?你提这个建议的依据是什么?或一问三不知;或只知其一，不知其二;或一问就说，一说就错。原因就是没有做好充分的准备工作。
我们做机关工作的，无论是书面汇报，还是口头汇报，汇报之前，首先要把情况摸准搞透，这是最起码的。对汇报的主题是什么?汇报内容的意义和价值在哪里?一定要做到胸有成竹，心中有数。
还有，就是汇报时要有请示。这一点很重要。不要汇报了半天，也没提出解决问题的办法和建议，领导不知道你想干什么。
2.准确地说
准确、规范地表述你的建议和意见，是得到领导认可、采纳的基础。如果一开口就语无伦次，词不达意，含糊不清，或是对应该掌握的基本常识一知半解，乱说一气，可能会让领导对你留下不好的印象。
3.长话短说
就是要做到言简意赅，简明扼要，直奔主题。
说话啰啰嗦嗦、拖泥带水、铺垫过多，有时还说过来又道回去，都是汇报工作的大忌。机关人员能做到长话短说，在最短时间内与领导沟通。这也是公务员沟通协调能力的一个重要体现。
4.巧妙地说
会说话的两头圆，不会说的两头嫌。一句话可以办成一件大事，也可能把大事办糟。我们当机关干部的，请示汇报提建议要想得到领导赏识和采纳，有时也是要讲点技巧的。变换一下思维，往往就能起到良好的效果。
向领导请示汇报提建议，也要注重把握领导关注的重点问题和思维的主要方向，要把汇报的着力点放在单位建设的重点工作和领导最关注的问题上。
5.瞅准机会说
所谓瞅准机会说，就是要注重请示汇报的时机和场合。
比如，领导正在开党组会研究干部，你夹着个文件夹就进来了;领导正在接待外来人员，你上来就旁若无人地汇报事项。这都不合适。
6.按程序说
遇事要逐级汇报，是请示汇报的基本程序，也是一名机关干部应有的基本常识。因此，下面几种情况需要注意：
一是请示汇报不是按照处室领导、分管领导、主管领导的程序逐级汇报，而是直接找到主管领导，结果主管领导批示了，分管领导和处室领导还不知道。这就是汇报程序倒置的问题。
二是一件事向领导请示汇报了，领导也批示了，事你也办了，承办的结果领导却不知道。这就是一个信息反馈不到位、汇报程序有缺漏的问题。要养成“回一回头”的习惯，对请示汇报的每一个事项要做到事事有反馈、件件有回音。这样，才便于领导及时了解掌握情况。
