一个好的安全班会的主持词
关于企业内部控制制度的研究 作者： 刘大勇 李翠霞 文章来源： 《商业研究》 2008年第05期 摘要:现代企业管理制度的核心是完善公司治理结构,良好的公司治理结构是提高企业经营管理效率的基本要素。
而科学、有效的内部控制制度,则是现代企业实现其经营管理目标的有力保证。
内部控制作为由管理当局为履行管理目标而建立的一系列规则、政策和程序,与公司治理及公司管理密不可分。
关键词:现代企业;内部控制;制度研究 中图分类号:F224.32 文献标识码:A Enterprises Inside Controlling System 1.School of Humantities and social,Northeast Agricultural University,Harbin 150030,China; 2.School of Economics and Management,Northeast Agricultural University,Harbin 150030,China) Abstract: The core of the modern enterprise management system is to perfect the frame of company management, as an excellent company management frame is the essence to improve the efficiency of the enterprise management. A scientific and efficient inside controlling system is a forceful assurance for the modern enterprise to implement its management object. The inside controlling system involves a series of regulations, polices and procedures made by the management authorities to carry out their management aims, which are closely connected with the company controlling and management. 内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段。
笔者就有关企业内部控制制度演进和我国的内部控制制度进行必要的研究。
一、内部控制制度概念的演进过程 第一阶段:产生阶段。
内部控制的最初形式是内部牵制,即为维护企业财产物资的安全性、完整性,保证会计资料及其他有关资料的正确性,确保各项财务收支的合理性、合法性而建立起来的业务分管责任制。
随着社会经济的发展和现代科学管理方法的产生和运用,内部牵制范围得到扩大,逐步发展到经营决策目标的建立和贯彻,经济效益的实现和评价等诸多领域。
第二阶段:20世纪50年代至20世纪80年代发展阶段。
1949年,美国审计程序委员会发表了《内部控制一调整组织的各种要素及其对管理当局和独立审立的重要性》的研究报告,第一次正式提出了内部控制的定义,即“内部控制包括企业内部采用的机构计划和所有有关的调整方法和措施,旨在保护企业资产,检查会计数据的准确性和可靠性,提高经济效益促使有关人员遵循既定的管理方针。
”这里对内部控制的定义就已不限于会计与财会部门的有关功能。
第三阶段:20世纪80年代至今,完善阶段。
1988年,美国审计准则委员会发布了第55号准则《财务报表审计中的内部控制结构的考虑》,改变了用内部控制目标来定义内部控制的方法,采取按照内部控制组成成分的方法来进行。
这个公告不再区别会计控制与管理控制,也不再是站在企业的角度来定义,而是站在审计人员财务报表审计的立场来定义内部控制,提出了内部控制结构的概念,即为现实企业既定目标提供合理保证而建立的各种政策和程序,它包括控制环境、会计制度、控制政策与程序三个组成要素。
这是内部控制概念的一次重大发展,既适应了当时企业经营管理的要求,也促进了审计的进步。
1993年,美国审计准则委员会提出并通过的COSO报告中将内部控制分成为五个部分,即:控制环境;管理当局的风险评价;会计信息与交流系统;控制活动和监督。
这是在1988年定义上的沿袭和发展,这也是现代内部控制概念。
1996年,美国第78号审计准则也采用了这一定义,即“内部控制是受本单位董事会、高级管理阶层、政府管理 门和其他有关人员影响,旨在为取得经营效果和效率、财务报告的可靠性、遵循适当的法规等目标而提供合理保证的一种过程。
”这是迄今为止对内部控制概念最完善的定义。
综上所述,内部控制制度是指企业行政领导和各个管理部门的有关人员,在处理生产经营业务活动时相互联系,相互制约的一种管理体系,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施,内部控制制度的重点是严格会计管理,设计合理的、有效的组织机构和职务分工,实施岗位责任分明的标准化业务处理程序。
按其作用范围大体可以分为以下两个方面:(1)内部会计控制。
其范围直接涉及会计事项各方面的业务,主要是指财会部门为了防止侵吞财物和其他违法行为的发生,以及保护企业财产的安全所制定的各种会计处理程序和控制措施。
(2)内部管理控制。
范围涉及企业生产、技术、经营、管理的各部门、各层次、各环节。
其目的是为了提高企业管理水平,确保企业经营目标和有关方针、政策的贯彻执行。
二、我国内部控制制度现状 自20世纪90年代起,我国政府开始加大对企业内部控制的规范力度,制定和颁发了一系列有关法律法规、规范,具体见表1。
然而,对我国来讲全面认识内部控制还刚刚开始,会计信息失真、经营失败及不守法经营等在很大程度上都归结为企业内部控制的失灵。
总体来将,我国企业普遍认识到内部控制的重要性,但对内部控制认识不够;侧重于企业外部环境的梳理,而忽视了内部各环节、各岗位的牵制;侧重于经营环节的程序控制,而忽视了企业整体的协调;侧重于内部控制制度的学习,而忽视了执行制度的人的素质提高;侧重于对货币、实物的控制,而忽视了企业文化环境的建设等。
主要问题可以概括为两个方面: (一)控制环境基础薄弱 控制环境是内部控制的基础,直接关系到企业内部控制的执行和贯彻。
它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素,包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质和能力,管理人员的管理哲学、经营观念,企业各种规章制度、信息沟通体系、业绩评价机制等。
我国企业在这方面的问题非常严重,主要表现在: 1.企业管理层内部控制意识薄弱。
大多企业未制订完善的、成文的内控制度,这一事实反映出至少有相当一部分企业尚未认识到内部控制的意义。
即使已经制订出相应内控制度的企业大多也只是停留在“写在纸上、贴在墙上-给人看”的表面文章上,制度的落实方面问题很多。
2.组织机构设置不合理。
不少企业仍然沿袭着计划经济体制下的机构设置,企业普遍存在机构臃肿、管理层次多、工作效率低下的问题。
另外,企业在组织机构设置中,比较重视纵向间的权利与义务关系,而对横向间的协调缺乏足够的重视,导致同级各部门间缺乏必要的交流,信息沟通不灵敏,协调性差。
3.企业制度不健全。
一是企业缺乏相应的激励与约束机制。
例如厂长(经理)缴纳的风险数额只是象征性的,对他们无法构成压力。
多数企业领导人还不能负起自主经营、自负盈亏的责任来,一旦出了问题仍由国家来承担损失。
企业经营者可能基于利己动机而利用职权侵吞资产或大肆挥霍。
为满足这种欲望,有些经营者不会重视内控的建设,甚至有意忽略或阻挠,反过来又加重了企业制度的不健全,形成恶性循环。
二是人事政策和实务不完善。
雇佣人员没有经过严格的考核,有许多是凭关系挤入企业;对职工未形成一套关于训练、待遇、业绩考评及晋升的制度;未根据不同情况对职工进行适当的道德教育。
企业职工的胜任能力和正直性值得环疑,即使有良好的内控也会因执行者的能力不强或道德败坏而达不到应有的效果。
三是企业制度不全面,没有针对企业经营的各个环节、各个部门制订出相应的规章制度,顾此失彼现象严重。
4.管理者素质较低。
许多企业的管理者素质较低,普遍未受过正规的专业教育,企业亦未对这些管理者进行管理培训。
这样低素质的管理者即使有全心全意为企业服务的素质,也因他们的能力所限而无法真正地管理好企业。
5.企业文化建设没有引起足够的重视。
企业文化是企业的经营理念、经营制度依存于企业而存在的共同价值观念的组合。
企业内部控制制度的贯彻执行有赖于企业文化建设的支持和维护。
因为企业文化是培养诚信,忠于职守、乐于助人、刻苦钻研、勤勉尽责的一种制度约束。
企业文化是将员工的思想观念、思维方式、行为方式进行统一和融合,使员工自身价值的体现和企业发展目标的实现达到有机的结合,企业文化是一个企业的中枢神经,它所支配的是人们的思维方式、行为方式。
在良好的企业文化基础上所建立的内部控制制度,必然会成为人们行为规范,从而才能很好地解决因制度失灵而产生的种种问题。
(二)企业内控部门责权不对称,内部控制和监督不力 企业内部控制包括内部管理控制和内部会计控制,而我国的内部控制主要是指内部会计控制。
作为承担内部控制主要部门的财会、审计部门存在严重的责权不对称现象。
1.内审部门形同虚设。
内部审计作为内部控制的重要组成部分,是企业改善经营管理、提高经济效益的自我需要。
但是,在我国,企业的内部审计并没能真正履行其应有的职能,其存在问题主要有: (1)组建的非自愿性。
众所周知,我国现行的内部审计主要是在行政干预的基础上发展起来的,带有很浓厚的行政命令色彩,而这种过多依靠行政干预建立起来的内部审计机构很难受到企业重视。
被调查企业的内部审计人员大多是从财会部门转来的或由财会部门兼任或是从其他部门调来,有的未经过专门培训,缺乏审计专业知识,内审部门成为企业安置干部的一个部门,这种情况下组建起来的内部审计很难发挥其应有作用。
(2)独立性不够。
内部审计作为内部控制的再控制,本身就应从第三者的立场上客观公正地对企业的经济监督进行再监督,它的地位应当是超然独立的。
而目前对内审部门是界定在“在本单位主要负责人直接领导下,独立行使内部审计监督权,对本单位领导负责并报告工作”。
这说明我国内部审计只是服务于企业负责人。
这就造成内部审计既不能监督上司,也不能监督同级,因为企业内部各职能部门都是在企业负责人的直接领导下开展工作的,其各项经营行为尤其是重大行为大多是在厂长经理的授权下进行的,是厂长经理意志的直接体现。
在这种情况下内部审计又如何开展工作呢?基于以上两点,内部审计无法在地位上实现超然独立,其工作范围大大受限,也很难赢得威信。
(3)重审计监督,轻服务建设。
内部审计是适应企业的内在需要设立的,其生存和发展的关键在于它能为企业加强内部管理,提高经济效益服务。
而实际中内部审计却忽视了防错防弊这一职能,过分强调查错纠弊,在各种正式的文件规定中,强调“监督”的多,提倡“服务”的少;强调“事后监督”的多,提倡“事前、事中监督”的少。
这种过分强调事后监督的指导思想是我国审计认识上的一大误区,也是阻碍内部审计发挥作用的重要思想因素。
(4)对内部审计工作的性质和作用不甚理解。
企业管理人员经常将“内审监督”,与“会计监督”混淆不清,使人们产生“企业内部审计没什么意义”的想法。
由于指导思想上的误区,多数审计人员未能摆正自己的位置。
有些人将自己等同于厂长经理的行为工具,处处依厂长经理的旨意行事,有些则由于工作不好开展而心灰意冷或充当好人,使内部审计形同虚设。
2.责权不对等。
权利、义务与责任对等是内部控制的基本原则之一。
而目前有关法规中明确内部控制机构既代表国家执行行政监督职责,又要为企业领导加强经营管理、提高经济效益提供服务。
这种理论上的双向服务机制将内部控制机构经济责任和义务确定得大于其实际的功能和拥有的权力,只能把内部控制机构置于一个两难的境地。
三、强化我国内部控制制度的思考 企业内部控制是一个系统工程,涉及企业的方方面面,作为一项制度建设,其客观的成份越多,科学性就越强。
内部控制建设也应当坚持理论与实际紧密结合的原则,制定出能针对企业自身特点的内控制度来,而不可能千篇一律。
(一)规范法人治理结构,形成有法必依、执法必严、违法必究的法治机制 实施内部控制,首先需要规范法人治理结构。
从所有者的立场出发,不但要把企业经营管理者行使权力的过程纳入内部控制的监控范围,而且要将其作为内部控制的重点监控对象,明确股东会、董事会、监事会和经理层的职责,使决策系统、管理系统和监督系统各司其职、各负其责、协调运转、有效制衡。
1.实行财务总监委派制是完善内部控制的重要手段。
财务总监首先通过对单位会计部门和会计人员的领导和控制,掌握会计系统的运行,对于单位重大的交易、资产变动等拥有审批权;其次通过主持定期及非定期的单位内部审计,及时发现企业经营和会计方面已经发生的或潜在的问题并采取相应措施。
尽管实际工作中因个别经理素质差异和财务总监素质不一,不乏有受经理个人意志指使者,但只要明确控制责任,且有相制衡的代表不同利益集团的控制主体存在,是会收到很好成效的。
2.构筑严密的企业内控体系。
企业内部控制体系,具体应包括三个相对独立的控制层次:第一个层次是在企业一线“供、产、销”,全过程中融入相互牵制、相互制约的制度,建立以防为主的监控防线。
有关人员在从事业务时,必须明确业务处理权限和应承担的责任,对一般业务或直接接触客户的业务,均要经过复核,重要业务最好实行双签制,禁止一个人独立处理业务的全过程。
第二个层次是设立事后监督,即在会计部门常规性的会计核算的基础上,对其各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的核查,建立以“堵”为主的监控防线。
事后监督可以在会计部门内设立一个具有相应职务的专业岗位,配备责任心强、工作能力全面的人担任此职,并纳入程序化、规范化管理,将监督的过程和结果定期直接反馈给财务部门的负责人。
第三个层次是以现有的稽核、审计、纪律检查部门为基础,成立一个直接归董事会管理并独立于被审计部门的审计委员会。
审计委员会通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查企业的会计报表等手段,对会计部门实施内部控制,建立有效的以“查”为主的监督防线。
以上三个层次构筑的内部控制体系对企业发生的经济业务和会计部门进行“防、堵、查”递进式的监督控制,对于及时发现问题,防范和化解企业经营风险和会计风险,将具有重要的作用。
3.加强对内部控制行为主体“人”的控制,把内部控制工作落到实处。
企业内部控制失效,经营风险、会计风险产生,行为主体全是“人”。
只有上下一致,及时沟通,随时把握相关人员的思想、动机和行为,才能把内部控制工作做好。
具体讲,除领导本身应以身作则起表率作用外,还应做好以下几点工作: 第一,要及时掌握企业内部控制人员思想行为状况。
内部业务人员、会计人员违法违纪,必然有其动机,因此企业领导及部门负责人要定期对重点岗位人员的思想和行为进行分析,着重了解他们是否有赌博、炒股、经商、与社会劣迹人员往来和追求超常消费等情况,掌握可能使有关人员犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。
第二,对内部控制人员进行职业道德教育和业务培训。
职业道德教育要从正反两方面加强对内部控制行为主体“人”的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育,增强自我约束能力,自觉执行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法、廉洁自律;加强继续教育,要特别重视对那些业务能力差的人员的基础业务知识的培训,以提高其工作能力,减少业务处理的技术错误。
(二)以“协调”作为双元控制主体下企业内部控制的基本目标,以“约束+激励”作为引导经营者行为的主要方法 1.在存在双元控制主体的现代企业中,最为突出的矛盾是双方“利益不一致”和“信息不对称”。
企业所有者希望通过经营获利使资产增值,实现企业价值最大化,却不能直接进行管理和经营,只能通过会计信息“间接”控制;经营者“直接”控制企业经营的过程和会计信息的生成和报告方式。
因此,决定了在双元控制主体构架下的企业内部控制首要的也是基本的目标应该是协调双方的利益和矛盾,只有通过切实有效的协调,找到所有者和经营者共处的均衡点,才能实现现代企业内部控制的以上两个基本目的 2.“约束+激励”是引导经营者行为的主要方法,是实现现代企业双元控制主体“协调”的内部控制目标的有效办法。
财政、税务、银行、审计等社会监督机构,在工作中各行其是,未能形成综合监督的合力,对企业的威慑力不够。
3.对审计的独立监督、公正职能未予以充分重视,审计未形成规范化、法制化和经常化。
对查出问题的处罚,往往就事不就人,重人情而轻规定,执法的刚性被扭曲。
如何做好部门会议主持人
1.制会议的气氛召开一个会议，会议主持人应认肩负起最大的责任，他应能很好地掌控到全局，应能有效地观察到所有参会者及其反应，决定整个会议气氛的基调。
会议主持人也许有一些个人的偏好，但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议。
会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。
会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。
2.控制会议时间、推动会议的进程作为会议的主持人，如果能充分地准备，完全能有效地控制会议的时间。
会议过程中，尽量不要拖延；发现会议误入歧途或有一些拖延时，会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中。
会议主持者给参会者提供一个讨论某项问题的环境，或传达信息，一定要按照会议的议程进行。
此外，有很多专家在场时，会议主持者一定要做到不卑不亢。
3.协调发言协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作，只有协调好参会者的发言，才能更好地将整个会议引向一个良好的进程。
这其中包括如何充分调动参会者的积极性，让其主动、自觉地发言；或参会者积极性太高时，适当地把握会议的进程。
4.观察参会者的反应并给予及时的反馈观察参会者的反应并给予一些及时的反馈是会议主持者的职责。
观察参会者的反应，并给予反馈，有助于整个会议的顺利进行，同时还能很有成效地和参会者进行有效的沟通，从而为高效率的会议奠定坚实的基础。
5．做讨论的总结剔除小的、次要的问题，进行讨论的总结是会议主持者的职责，这样可以保证会议的成果，引导会议的良性进展，而不至于使会议最终没有任何效果，或乱七八糟、没有任何的条理性。
6.跟进会议的决定做一个会议主持，对于初、中级的经理而言，会议要达到的目的以及最终的会议结果是很重要的一部分工作。
通过会议达成一些目标，若只有希望而没有实际的行动，也是没有意义的会议。
会议主持者应认真地对会议高度负责，应及时地对整个会议的决策和结果进行跟踪，以达到预期的目标。
此外为了让会议有效，除了前面提到的会议准备，会议主持者还应进行会前的最后的准备，否则，失败的准备等于准备了失败。
会前最后的准备包括：一定要最后核实一下曾经准备过的资料；会议的地点以及情况；确认参与者；器材的等各种准备情况。
会议现场的控制做好会议的准备之后，会议主持者可以开始会议。
在会议过程中，每个人都希望会议能顺利地进行，但是也经常会有一些意想不到的问题会出现，这就需要会议主持者有效地控制会议的现场。
1.无人回应会议进行过程中，当会议主持者提出一些问题时，存在没有任何人回答的可能，在这种情况下，会议主持者应该怎么办呢
没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响，因为得不到反馈。
会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议。
当遇到这一问题时，会议主持人就应该使用一些技巧来鼓励参会者的发言。
最简单的办法就是点出参会者的名字，这样冷场的局面就很容易打破。
此外，会议主持者还可以通过运用眼神来鼓励参会者发言。
实际上，会议主持者点到一个人名字时，这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题。
而且往往在第一个参会者发言之后，其他参会者就会开始活跃起来，踊跃地发言。
实际上，这跟人与人之间的破冰有关，会议主持者应打破沉默的坚冰，开好会议的头，不将沉默带到会议的过程中。
2.个别参会者不停地大发议论与冷场相反，个别参会者有时不停地高谈阔论，也会造成尴尬的局面。
会议的大部分时间被个别的同事独自占去了，会议俨然成了他的个人专场，作为会议的主持人又应该怎么办呢
◆直接打断，回避这个问题，进行下面的议题作为会议主持人，有推进会议议程的职责。
于是很多会议主持者就会直截了当地打断，回避问题，直接转到下面的议题。
实际上，这种做法是错误的，这是主持人不能控制局面的典型表现。
回避这个问题，会造成不好的结果。
如果议题还没有讨论，只有一个人在没完没了的发言，而会议主持者就当作讨论完了，这是主持者不能掌控局面的一个最典型的表现。
◆让员工充分发表意见，并试图参与讨论。
基于民主的想法，很多会议主持者会采用“让员工们充分发表意见，并试图参与讨论”的方法来解决个别参会者大发议论的问题。
这种做法也是错误的，如果每提出一个问题都如此进行，会议将占据工作的全部时间。
因为如果员工提出一个问题就进行讨论，参与者将轮流成为主持人，那么所有的时间就被讨论这些细枝末节的问题所占去了。
◆打断，并要求大家先集中问题，再有针对性地解决最后一个方法是“打断，并且要求大家先集中问题”，如果问题是共性的，那么有针对性的解决；如果问题不是共性的，则可以略过，与员工在会后单独地解决。
解决主要问题是提高会议效率的好方法。
在有人不停地大发议论时，会议主持者要打断，征求大家的意见，然后继续推动会议的议程。
此外，会议主持者还可以通过限制发言时间的办法制止个别人不停地大发议论。
3.进行小范围的讨论在经理或主管的心目中，可能会有个别重点员工，该重点员工可能是经理培养发展的对象，也可能是能带来最好业绩的员工。
通常在这种情况下，一旦他们提出问题，主管或经理在作为会议主持时，就愿意多跟他们进行沟通，结果可能就会使其他的员工感觉受到冷落。
那么，会议主持者应该如何有效地避免这种情况的发生呢
◆对参会者提出的问题置之不理，进行下面的议题对参会者提出的问题置之不理，是会议主持者最容易也直接想到的办法。
但是这种做法是错误的，鼓励参会者提出问题是会议主持者的职责，如果对参会者提出的问题置之不理，不仅会直接打击参会者的积极性，更重要的是对于解决问题毫无帮助。
因为，会议主持者没有确定该问题是否属于共性的问题，就直接放弃了，对于会议目标的达成会有负面的影响，很容易造成损失。
◆建议其他员工也就此发表意见，大家都参与讨论，建议其它员工也就此发表意见，参与讨论是主管从个人角度判断，该参会者提出的问题属于共性问题，因此建议其他员工也就此发表意见的一种做法。
实际上，其他参会者不一定了解该问题的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意见和建议。
有调查数字显示由于个别员工提出个性问题而致使会议跑题的现象大约占整个会议的50%。
而有83%的人会对会议跑题感到苦恼，由此可见这是一个十分严重的问题。
因此，这是一种错误的做法。
如果每提出一个问题都如此进行，会议将占据了工作的全部时间。
◆重复参会者提出的问题，并参其他参会者确认此问题有无共性，这是会议主持者正确的做法。
既然会议主持者鼓励参会者提出问题，那么就要正视所提出的问题，向参会者确认其所提出的问题，并与其他参与者共同确认该问题的可探讨性。
此外，如果会议主持人企图以更大的声音压倒小会的声音，只会得到适得其反的不良结果，弄得自己疲惫不堪。
取得满意的会议效果掌握了会议主持的技巧，并有效地控制会议现场后，处理好突发事件，会议主持者可以带领参会者成功地完成一个完整的会议过程，但并不等同于实现了会议的最终目标。
会议是否有绩效、能否真正地产生效果取决于会议主持者对于会议结果的及时跟踪。
管理者要取得满意的会议效果，需要制订行动计划、跟踪执行、责任到人、限制时间、确认理解。
◆行动计划要取得满意的会议结果，在整个会议进程中，非常关健的一项也是最后一项，即行动计划。
通过会议，管理者最终要得出决议，决议以后执行的方法，这都需要制订行动计划。
通常情况下，管理者会将行动计划交给一个项目负责人或行政，让其依据决议制订一个行动计划。
实际上，这样制订出的行动计划并不一定能有效地让员工很好地执行。
因为员工有可能将其作为传达文件看待，还有可能员工对其分工不认可和不满意，导致了员工的不愿意执行。
最终导致会议毫无结果。
因此，若有必要，管理者一定要在会议过程中制订一个行动计划，对于各参会者所负责的内容，所有的参会者应该有所共识。
◆执行的跟踪达成共识，确定各参会者所负的责任之后，执行的跟踪就成为接下来最为关键的一步。
执行的跟踪包括制订跟踪负责人和跟踪的方法。
通常，执行的跟踪要明确所要完成的项目、跟踪的负责人、完成项目的限制时间、可能涉及的合作部门和个人、所要达成的目标以及衡量的方法等各方面的内容。
◆责任到人责任到人即确定最终由谁来负责某项具体任务，这是非常关键的一点。
管理者一定要避免让员工们在私下里协商确定职责所在，这样会造成效率降低，并且有可能造成项目的无法完成，成员之间也会相互推卸责任，从而最终影响了整个会议目标的实现、决策的执行。
◆时间限制时间限制是为保证项目的规定进度而制订的。
有些项目会议通常在每个星期或项目取得一定进展时，定期召开回顾会议。
通过限制时间，管理者可以有效地把握整个项目的进展程度，并能有效地最终保证项目的完成，实现会议的目标。
◆确认理解以上步骤完全完成之后，管理者还需要针对分工责任人、项目的时间限制等问题，询问所有参会者是否理解并认可，即进行确认理解的过程。
只有得到全部员工的认可，并使得员工明确了自己的职责所在以及时间上的限制，整个项目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可检查性。
完成确认理解的过程，那么整个会议从准备到实施及最后跟进的过程也就完成了。
【小结】完成会议的准备之后，管理者进入到会议进行的过程中，为成功地担任会议主持人的角色，管理者需要正确而熟练地掌握会议的主持技巧：自信、关注参会者、考虑会议话题、注意反馈、强调重点、分清主次、运用辅助的设施；明确会议主持者的职责；管理者还需要成功地应对会议中的突发事件，以有效地控制会议的进程。
最后，会议满意效果的取得还要制订行动计划、跟踪执行、责任到人、限制时间、再次地确认理解。
你准备好了吗?
西方国家议会的议事规则有哪些。
议事规则主要是指会议制度、议会议事程序以及应遵则的规定。
国家在宪法和法律中规定了议会议事的基本条款。
大多数国家为了保证议会的平稳运转和工作效率，都制定了 议事规则，对议会会议的召开，议案的提出、审议和通过，议会的表决，议会组织机构及其工作程序等作出具体规定。
议会由两院组成的，议事规则通常由议会的两院各自制定，一般情况下对每届议会都适用；也有的国家每届议会都制定相应的议事规则。
由于各国的具体情况不一样，议事规则的内容和繁简程度也有所不同。
现将国外一些主要国家议会的议事规则介绍如下： 一、会议制度 议会举行会议是议会议事、行使职权的基本方式。
议事规则通常都对议会会议的会期、会议的召集、会议的形式以及法定人数作出规定。
议会会议的种类及会期。
议会会议的形式主要有：议会例行会议、议会非常会议、议会两院联席会议、议院会议、议会委员会会议、议会小组委员会会议。
例行会议又称例会或常会，是议会会议的主要形式，按法律规定在固定时间内召开。
有的国家规定每年召开一次，如美国、日本；有的国家规定每年召开两次，如法国、意大利。
例行会议往往有相对固定的会期，会期的长短各国有所不同，如法国议会每年的两次例会，第一次例会从10月2日开始，会期80天，主要讨论预算问题；第二次例会从4月2日开始，会期不超过90天，主要讨论立法问题。
俄罗斯国家杜马会期分为春秋两季会议，春季会议从1月12日至6月20日；秋季会议从9月1日至12月25日。
日本国会一般会期为150天，韩国国会的常会会期为100天。
议会例会期间，议员并不是每天开会，实际上是宣布议员正式工作的开始和议会内部机构的工作时间。
在此期间，议员未经议会准假，不得离开举行会议的城市，不得出访或进行其他与开会无直接关系的活动。
议会非常会议又称特别会议、临时会议，是在议会例会之外，国家遇到关系全局的重大事件而必须召开的会议，具有较强的针对性，一般作出决定即算完成当次会议的任务，因此这种会议的会期较短，一般只有几天。
非常会议的召开需要有关人员或机构提议，由议会指导机关或议长作出决定。
有权提出召开非常会议的人员或机构一般包括：国家元首、政府、议会指导机关、联邦制国家中的一个或若干组成部分、一定数量的议员、选民团体等。
但因西方国家的议会正常会期比较长及对提起召开非常会议的动议作了比较严格的规定，因此议会非常会议较少召开。
会议的组织。
议会会议由议会指导机构主持。
指导机构可以是一个人（议长），如英国、美国；也可以是一个集体（执行局或主席团），如法国、德国。
指导机构的主要职责是召集和主持会议、安排议程、主持会议的辩论、主持会议的表决等。
指导机构通常由选举产生，作为指导机构的执行局或主席团，一般由议长、副议长、各议会党团主席、议会秘书长等组成。
集体指导机构也由一位议长主持工作，决定由集体作出。
议事日程的安排，是议会工作中的关键部分。
在多数国家，议会的议事日程由议会指导机构排定。
但有些国家的政府对议会有相当大的控制权，由政府决定议会时间表；德国、意大利等国，政府可派代表参加制定议事日程的机构。
议会的议事日程一经确定，一般不做随意改动；如有特殊情况，可按规定的法律程序变动。
如法国，议事日程确定后，只有涉及到法律规定优先列入的问题时，议程表才能修改。
日本规定，议长认为有必要，或议员提出修改动议时，议长在征求议院的意见后才能修改议事日程。
会议的公开制度。
多数国家规定议会的会议一般公开举行。
公开的内容包括：议会会议公开举行；议会议程和日程提前公布；准许公民旁听；报道自由；议会议事记录和简报登载在公开刊物上。
在信息技术快速发展的今天，议会网站已经成为议会公开的重要渠道，还有些国家设有专门转播议会活动的电视频道。
但在实践中，各国对议事公开的理解和公开的程度是有区别的。
不少国家的议事规则还规定可举行秘密会议。
秘密会议一般讨论外交、国防、公共安全等涉及国家机密；不宜公开讨论的问题。
秘密会议除议员外，其他人不得出席旁听或报导，议事记录作为秘密文件保管。
为了不破坏公开性原则，规定秘密会议只有在特殊情况下，由一定的机构或一定数量的议员提议才能召开。
美国、英国等国家议会召开秘密会议时，需要关门进行，无关人员必须清出会议场所，所以秘密会议也被称为“闭门会议”。
西方各国议会一般都允许公众旁听。
议会设有专门的旁听席，愿意参加旁听的公民，只要到议会大厅领取一张旁听证，即可参加旁听。
旁听证按先来后到，发完为止。
有的国家也把一部分旁听证发到有关部门，邀请有关部门派人旁听。
还有的国家，每一名议员都可以掌握一部分旁听证，由议员送给有关人员。
旁听人员都要遵守旁听秩序。
开会的法定人数。
无论是召开例行会议还是非常会议，多数国家议会议事规则都有法定人数的规定。
大多数国家规定为全体议员的过半数，也有的国家规定为三分之一、三分之二、四分之三、五分之三。
当开会时间已到而法定人数不足时，各国议事规则规定可以将开会时间适当推迟，推迟后仍不足法定人数时，则宣告休会。
为了保证议员能够出席会议，多数国家的议会实行请假制度，如芬兰、瑞典，规定议员不能出席会议时，必须请假并经批准；对无故不出席会议的议员，规定了制裁的办法。
也有少数国家没有规定请假制度，如法国、荷兰，但有其他相应的督促措施。
二、议事程序 （一）议案的提出 议案是指被授予专门权限的机构和人员向立法机关提出的法律或决议草案等议事原案。
为了保证议案的质量，许多国家议会议事规则对议案的提出都作了详细而严格的规定。
提案主体。
哪些人可以提案通常由宪法和议事规则规定。
多数国家议会议事规则规定，一定数额的议员、国家元首、议会的两院及各种委员会或政府拥有提案权。
在责任内阁制国家，政府的提案在议会讨论中占优先地位。
联邦制国家中，有些规定联邦的组成部分拥有提案权。
有的国家规定，一定数量的选民也可以提案。
俄罗斯宪法规定，联邦宪法法院、最高法院和最高仲裁法院在由其管辖的问题上也享有立法动议权。
议案一般需附有说明，写明提案理由，议案要在会议召开前一定时间内提出。
议案在列入议会的议事日程之前，通常先交由一定的机构审查。
议会的领导机构在通过议事日程之前，必须把它所收到的议案情况向议会全体会议汇报。
议案撤回。
有的国家规定，议员要撤回已经提出的议案和动议时，必须由提案者请求。
在成为委员会的议题后，撤回须经委员会准许；在成为会议的议题后，撤回须经议院准许。
（二）议案的讨论 委员会讨论审查。
一般议会收到议案或决定将议案列入会议讨论后，通常先将议案交有关议会委员会讨论。
委员会会议在听取提案起草者或起草单位的代表就起草问题及有关事项所作说明后，委员会成员充分发表意见，最后要对所讨论议案进行表决，形成决议向议会或议院会议作汇报。
决议以报告形式写出，获得委员会简单多数赞同的意见、建议和修正案均列入报告，作为委员会的集体意见。
“三读制”。
西方国家对议案的讨论一般实行“三读制”。
“三读制”是指任何议案都必须经议会三读审议后才能通过。
“三读”议事程序是在英国形成的，后来被美国、德国、丹麦、新西兰等主要西方国家所仿效。
一读阶段，是在议会全院会议上宣布议案的名称和要点，然后把议案送到有关委员会进行审查。
二读阶段，是宣读议案内容，在专门委员会审查和修改的基础上进行辩论，再行修改。
三读阶段，即进行表决。
在一院制的议会，议案经过三读通过后，即完成了在议会的立法程序。
在两院制国家，议案在一院三读通过后，要送到另一院按照同样程序三读通过。
如果议会一院批准的议案在另一院获得通过，或者经过两院联席会议的协调获得通过，那么这项议案的“三读”过程就告结束。
辩论。
辩论是议会主要的、最常用的议事方式。
一般议会或议院在听取了委员会对议案的审议报告或提案者的报告后，议会或议院会议便开始正式讨论，进行大会发言或辩论。
许多国家的议事规则都对辩论的程序、辩论的规则作了规定。
辩论要求辩题集中、态度分明、限定时间。
辩论程序一般分几个步骤：即动议——双方首席先后发言——双方其他议员轮流发言——双方代表总结——表决。
议员的发言。
外国议会议事规则中一般都对议员的言论免责和发言时间限制作出规定，前者旨在保护议员的言论自由，后者旨在约束个别议员漫无边际的发言和利用言论自由阻挠讨论的行为。
议员在议会中任何会议上的发言只要不使用诽谤、侮辱性语言，不泄露国家机密和揭露他人隐私，且遵守发言程序规则和会场秩序规则，发表任何言论均受法律保护。
违者议长可行使处罚权，如禁止其发言、驱逐出会场等。
对于议员的发言，大多数国家对发言次数和发言时间有所限制，一种办法是限制每个议员的发言次数和时间，另一种办法是限制每个议会党团的发言次数和时间。
对发言时间的规定从不超过10分钟到不超过30分钟不等，法国、意大利、德国、日本等国对发言时间按该议会的议会党团所占议席比例分配。
议事规则通常还规定，就同一问题的第二次发言时间应少于第一次发言，如表达反对意见，发言时间可适当延长或不加限制。
如发言人超过规定时间偏离议题，主持人可令发言人停止发言或言归本题；对不听劝阻者，主持人有权取消其发言权。
议员在辩论中的发言，不论在哪一个国家，都由指导机构负责安排。
通常的做法有两种：一种是议员可以（或必须）预先向每一场辩论的主持人登记；一种是在辩论过程中，议员可随时向主持人请求发言。
议员发言，有些国家不准议员照稿宣读，有些国家允许使用发言提纲或宣读有关技术性材料和引文。
极少数国家不对发言加以任何限制，如芬兰等国，只要议员愿意，想讲多久就讲多久，想讲几次就讲几次。
“一事不再议原则”。
这一原则是议会议事的传统和惯例，即对于议会已经议决的事项，在同一次会期中不得再次审议和做出决议；如确有必要讨论，也只能在下一次或以后的会期提出和审议。
这一原则的目的是为了保证议会意见的一贯性，保持议会决议的权威，也有利于提高议事效率，尤其是防止议会内少数派阻挠议事过程的正常进行。
（三）表决 表决是代议机关作出决定的重要法定程序。
各国根据方便实用、公正合理、烘托气氛等原则，并从自身的历史传统和习惯出发决定采用何种表决方式。
各国常用的表决方式有：口头表决、举手表决、起立表决、分组或分门列队表决、唱名表决、投票表决、掷球或作记号表决、鼓掌欢呼表决、使用表决器表决、无异议表决。
在议事过程中，议会所采用的表决方式不限于一种。
电子表决技术因其准确、方便、快捷的优点，在各国议会表决中得到广泛应用。
关于表决的法定人数各国规定不一，主要取决于议案的重要程度。
例如对宪法的表决，通常要求有三分之二或四分之三绝对多数票才能通过，而对一般法律案的表决，过半数即可。
对同类别法律的表决，各国规定亦有差别，二分之一以上赞成即可通过法案的国家最多，其他还有三分之二、三分之一等。
在表决议案出现赞成票与反对票相等的情况下，通常有两种解决方法：一是由议长或其他主持会议的人投票决定。
在美国国会中，议长不进行投票，但在赞成票与反对票相等时，议长的一票就是决定性的。
二是提案被视为否决。
例如，法国国民议会议事规则规定“赞成与反对票相等，付诸表决的问题算不通过”。
关于法定票数的计算基准，主要有“出席表决比例制”、“出席会议比例制”和“全体成员比例制”。
整体表决和逐条表决是表决法律案的两种主要方法。
就各国的惯例而言，逐条表决为常规方法，而整体表决则为例外。
美国在表决时分两步进行，先对议案的各种修正案进行表决，然后对整个议案进行表决。
在议员因故不能参加投票的情况下，有些国家议事规则中设计了委托投票规则，允许议员将表决权委托他人代为行使，但也对这种委托投票的操作做了严格的限制，如委托他人投票的议员必须出具书面的表决委托书。
在允许委托投票的国家中，法国两院的委托投票规则是比较完备的。
一般情况下，各国议会的表决都是公开进行，只有个别人事选举或有关个人权利的表决等极少数情况例外。
例如，在德国，秘密投票这种投票形式专门用于选举联邦议院议长、副议长，联邦总理和议会国防专员。
（四）议事记录 议事记录是议会会议的重要文件，几乎所有国家的议会都记录议员在各种问题与事项上的辩论发言、一切动议。
会议暂停或结束后，向议员提供议事记录，议员有权利也有义务审阅本人的发言记录。
如发现所记内容与发言有出入，可以向会议主席提出校正要求。
如议员在规定时间内没有就记录提出异议，就被认为批准了记录。
有的国家允许议员将未讲过的资料或未能完成的发言增补进记录中。
议事记录付印后由议长或有关负责人签署，存入议会档案室备查。
一般国家的议事记录要在会后公开发表，有的是完整记录的发表，有的只发表记录概要。
当会议发生争执时，会议主持人可以根据议事记录作出决断，公众也可以通过议事记录了解立法意图以及各种审议意见。
三、委员会工作程序 各国议会大都根据需要设置若干委员会，就各种问题向议会提出意见、报告或者议案。
议会的各种活动，特别是法律的制定和审议大都在委员会中进行，委员会实际上是议会活动的中心。
根据外国议会议事规则，委员会分常设（或称专门）或临时（或称特别）两种。
常设委员会是根据立法需要，以管辖范围划分的委员会。
又可分为两种，一种是出于议会自身活动的需要而设置的，如日本参、众两院设有议院运营和惩罚两个委员会，美国参议院的规则和行政委员会；后一种委员会的具体设置有的与政府部门对口、有的按专业领域设置。
常设委员会下面还可设小组委员会。
委员会的成员都是对委员会管辖事务具有专长的议员。
特别委员会是为处理特定问题而设置的，任务结束、向议会提出报告后，即告终止。
委员会的活动主要是审议议案。
议案提出后，议长或议会主持人将议案送交有关常设委员会审议，委员会应对与议案有关的问题进行调查。
它可以派员到各地巡视了解情况，也可以通过召开征询意见的会议或举行听证会收集材料。
经过调查后，委员会根据调查结果对议案逐条审议，向议会提出审查报告。
在以美国为代表的总统制国家，委员会可以通过议案，也可以修正议案，对于它认为不成熟的议案，委员会可以将其搁置。
在以英国为代表的责任内阁制国家，委员会也有权修改议案，但无权否决议案，而必须将自己的意见连同被审议议案交付议会，由议会最后定夺。
委员会对于倾向通过的议案应在报告中说明议案的目的、范围以及推荐的理由，经委员会审议的议案即列入议会会议的议事日程。
