会议登记工作人员是怎麼分工的
（一）会议分工明确 会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。
1、秘书组其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。
2、会务组其主要任务是负责会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。
3、保卫组组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。
4、后勤医疗组：做好会议期间人员的应急医疗工作。
在整体运作过程中 秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证会议顺利进行。
（二）会议通知1、通知应简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。
2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。
若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。
3、大型会议应当印制会议指南。
内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。
（会议秩序册应在参会人员报到时发放） 4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。
（三）会议材料准备 1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。
应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。
会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。
2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应注意是否齐全。
如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。
主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，均应尽量满足其要求。
（四）会场布置 会场布置应包括以下各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。
（要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排） 1、会场布置形式 会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。
会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。
座谈或听取汇报的会议，宜采取圆桌式就座。
2、座次排列 座位的顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。
对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。
一般规律应是： （1）职能部门对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。
（2）同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，根据场合酌情排列。
（3）上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。
3、席签 席签是与会人员身份的标志。
既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。
座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。
应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。
4、会场环境。
根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。
还应留意会场是否具有安全出入之通道。
5、灯光音响 灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。
晚上开会要做好停电的应急准备工作。
音响是保证会议开好的重要手段。
话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。
音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。
6、空调、通风设备 适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调节好气温。
夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。
7、桌上摆放物品 主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。
（必要时准备了记录用笔及笔记本等） 准备好茶水、矿泉水等物品。
如会场空间小，可使用饮水机。
会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。
如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。
（五）新闻报道 由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。
（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作） （六）车辆及食宿安排 如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。
若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。
（七）其他事项 1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。
2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。
3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。
5、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。
6、视情况统一会务工作人员着装。
二、会间组织与服务阶段1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2.搞好会议签到、材料分发。
3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。
主持人不能到会，可由合适的同志代为主持；发言人不能到会，可视情况寻找替代人或取消其发言。
4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5、维持好会场秩序。
会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。
7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。
8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。
9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。
三、会后1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。
2、组织送站。
根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。
4、为严肃会议纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。
5、做好会议报道工作。
一个好的安全班会的主持词
会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。
这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。
他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。
国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conference service）的部门，对会议官员有一整套严格的要求。
会议服务范围：一、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等；二、每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件；31会议网开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上；三、迎接嘉宾，引导代表等至指定席位；四、记录会议的进行过程及代表的发言内容；五、对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。
注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。
有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。
六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。
发言稿通常在该代表发言期间分发，如稿件未到，可在主持人发言小结时分发，或在下次会议开始前分发。
为保证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还；七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅；八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、（主持人用）木槌、投影设备等是否均已符合要求；九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。
会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。
秘书接话应轻声。
其他人员应在会议厅室外的分机接话，以免干扰会场。
十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位；各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。
招投标流程
项目程序及标段划分情况说 一、招标活动的准备工作 项标前，招标人应当办理有关的审批手续、确定招标方式以及划分标段等工作。
1、确定招标方式 对于公开招标和邀请招标两种方式，国家计委第30号令《工程建设项目施工招标办法》的规定，国家计委确定的和各省、自治区、直辖市人民政府确定的重点建设项目，以及全部使用国有资金投资或者国有资金投资占控股或者主导地位的工程建设项目，应当公开招标;但经批准，下列情形可以实行邀请招标： (1)项目技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可供选择的; (2)受自然地域环境限制的; (3)涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的; (4)拟公开招标的费用与项目的价值比，不值得的; (5)法律法规规定不宜公开招标的。
2、标段的划分 招标项目是需要划分标段的，招标人应当合理划分标段。
一般情况下，一个项目应当作为一个整体进行招标。
但是，对于大型的项目，作为一个整体进行招标将大大降低招标的竞争性，因为符合招标条件的潜在投标人数量太少。
这样就应当将招标项目划分成若干个标段分别进行招标。
但也不能将标段划分得太小，太小的标段将失去对实力雄厚的潜在投标人的吸引力。
如建设项目的施工招标，一般可以将一个项目分解为单位工程及特殊专业工程分别招标，但不允许将单位工程肢解为分部、分项工程进行招标。
标段的划分是招标活动中较为复杂的的一项工作，应当综合考虑以下因素： 1)招标项目的专业要求 如果招标项目的几部分内容专业要求接近，则该项目可以考虑作为一个整体进行招标，如果该项目的几部分内容专业要求相距甚远，则应当考虑划分为不同的标段分别招标。
如对于一个项目中的土建和设备安装两部分内容就应当分别招标。
2)招标项目的管理要求 有时一个项目的各部分内容相互之间干扰不大，方便招标人进行统一管理，这时就可以考虑对各部分内容分别进行招标。
反之，如果各个独立的承包商之间的协调管理是十分困难的，则应当考虑将整个项目发包给一个承包商，由该承包商进行分包后统一进行协调管理。
3)对工程投资的影响 标段划分对工程投资也有一定的影响。
这种影响由多方面的因素造成，但直接影是由管理费的变化引起的。
一个项目作为一个整体招标，承包商需要进行分包，分包的价格在一般情况下不如直接发包的价格低;但一个项目作为一个整体招标，有利于承包商的统一管理，人工、机械设备、临时设施等可以统一使用，又可能降低费用。
因此，应当具体情况具体分析。
4)工程各项工作的衔接 在划分标段时还应当考虑到项目在建设过程中的时间和空间的衔接。
应当避免产生平面或者立面的交接、工作责任的不清。
如果建设项目的各项工作的衔接、交叉和配合少，责任清楚，则可考虑分别发包;反之，则应考虑将项目作为一个整体发包给一个承包商，因为，此时由一个承包商进行协调管理容易做好衔接工作。
二、招标公告和投标邀请书的编制与发布 招标公告是指采用公开招标方式的招标人(包括招标代理机构)向所有潜在的投标人发出的一种广泛的通告。
招标公告的目的是使所有潜在的投标人都具有公平的投标竞争的机会。
招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告。
招标公告必须通过一定的媒介进行传播。
投标邀请书是指采用邀请招标方式的招标人，向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出的参加投标的邀请。
1、招标公告和投标邀请书的内容 按《招标投标法》规定，招标公告与投标邀请书应当载明同样的事项，具体包括以下内容： (1)招标人的名称和地址; (2)招标项目的内容、规模、资金来源; (3)招标项目的实施地点和工期; (4)获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间; (5)对招标文件或者资格预审文件收取的费用; (6)对投标人的资质等级的要求。
2、公开招标项目招标公告的发布 为了规范招标公告发布行为，保证潜在投标人平等、便捷、准确地获取招标信息，国家发展计划委员会发布的自2000年7月1日起生效实施的《招标公告发布暂行办法》，对强制招标项目招标公告的发布做出了明确的规定。
1)对招标公告发布的监督 国家发展计划委员会根据国务院授权、按照相对集中、适度竞争、受众分布合理的原则，指定发布依法必须招标项目招标公告的报纸、信息网络等媒介(以下简称指定媒介)，并对招标公告发布活动进行监督。
指定媒介的名单由国家发展计划委员会另行公告。
2)对招标人的要求 依法必须公开招标项目的招标公告必须在指定媒介发布。
招标公告的发布应当充分公开，任何单位和个人不得非法限制招标公告的发布地点和发布范围。
招标人或其委托的招标代理机构发布招标公告，应当向指定媒介提供营业执照(或法人证书)、项目批准文件的复印件等证明文件。
招标人或其委托的招标代理机构在两个以上媒介发布的同一招标项目的招标公告的内容应当相同。
3)对指定媒介的要求 招标人或其委托的招标代理机构应至少在一家指定的媒介发布招标公告。
指定媒介发布依法必须公开招标项目的招标公告，不得收取费用，但发布国际招标公告的除外。
指定报纸在发布招标公告的同时，应将招标公告如实抄送指定网络。
指定报纸和网络应当在收到招标公告文本之日起七日内发布招标公告。
指定媒介应与招标人或其委托的招标代理机构就招标公告的内容进行核实，经双方确调认无误后在规定的时间内发布。
指定媒介应当采取快捷的发行渠道，及时向订户或用户传递。
4)注意事项 拟发布的招标公告文本有下列情形之一的，有关媒介可以要求招标人或其委托的招标代理机构及时予以改正、补充或调整： (1)字迹潦草、模糊、无法辨认的; (2)载明的事项不符合规定的; (3)没有招标人或其委托的招标代理机构主要负责人签名并加盖公章的; (4)在两家以上媒介发布的同一招标公告的内容不一致的。
指定媒介发布的招标公告的内容与招标人或其委托的招标代理机构提供的招标公告文本不一致，并造成不良影响的，应当及时纠正，重新发布。
三、资格预审 资格预审是指招标人在招标开始之前或开始初期，由招标人对申请参加投标的潜在投标人进行资质条件、业绩、信誉、技术、资金等多方面情况进行资格审查。
只有在资格预审中被认定为合格的潜在投标人(或投标人)，才可以参加投标。
如果国家对投标人的资格条件有规定，依照其规定。
资格预审的目的是为了排除那些不合格的投标人，进而降低招标人的采购成本，提高招标工作的效率。
资格预审的程序是： 1、发布资格预审通告 资格预审通告是指招标人向潜在投标人发出的参加资格预审的广泛邀请。
就建设项目招标而言，可以考虑由招标人在一家全国或者国际发行的报刊和国务院为此目的指定的这类刊物上发表邀请资格预审的公告。
资格预审公告至少应包括下述内容：招标人的名称和地址;招标项目名称;招标项目的数量和规模;交货期或者交工期;发售资格预审文件的时间、地点以及发放的办法;资格预审文件的售价;提交申请书的地点和截止时间以及评价申请书的时间表;资格预审文件送交地点、送交的份数以及使用的文字等。
2、发出资格预审文件 资格预审公告后，招标人向申请参加资格预审的申请人发放或者出售资格审查文件。
资格预审的内容包括基本资格审查和专业资格审查两部分。
基本资格审查是指对申请人的合法地位和信誉等进行的审查，专业资格审查是对已经具备基本资格的申请人履行拟定招标采购项目能力的审查。
3、对潜在投标人资格的审查和评定 招标人在规定时间内，按照资格预审文件中规定的标准和方法，对提交资格预审申请书的潜在投标人资格进行审查。
审查的重点是专业资格审查，内容包括： (1)施工经历，包括以往承担类似项目的业绩; (2)为承担本项目所配备的人员状况，包括管理人员和主要人员的名单和简历; (3)为履行合同任务而配备的机械、设备以及施工方案等情况; (4)财务状况，包括申请人的资产负债表、现金流量表等。
4、发出预审合格通知书 经资格预审后，招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向资格预审不合格的投标申请人告知资格预审结果。
资格预审不合格的潜在投标人不得参加投标。
四、编制和发售招标文件 1、招标文件的编制 按照我国《招标投标法》规定，招标文件应当包括招标项目的技术要求，对投资人资格审查的标准、投标报价的要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签合同的主要条款。
建设工程招标文件是由招标单位或其委托的咨询机构编制发布的。
它既是投标单位编制投标文件的依据，也是招标单位与将来中标单位签订工程承包合同的基础，招标文件中提出的各项要求，对整个招标工作乃至承发包双方都有约束力。
建设工程招投标分为许多不同种类，每个种类招标文件编制内容及要求不尽相同。
2、招标文件的发售与修改 1)招标文件的发售 招标文件一般发售给通过资格预审、获得投标资格的投标人。
投标人在收到招标文件后，应认真核对，核对无误后应以书面形式予以确认。
招标文件的价格一般等于编制、印刷这些招标文件的成本，招标活动中的其他费用(如发布招标公告等)不应打人该成本。
投标人购买招标文件的费用，不论中标与否都不予退还。
其中的设计文件，招标人可以酌收押金。
对于开标后将设计文件退还的，招标人应当退还押金。
2)招标文件的修改 招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。
该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。
五、勘察现场与召开投标预备会 1、勘察现场 (1)招标人组织投标人进行勘察现场的目的在于了解工程场地和周围环境情况，以获取投标人认为有必要的信息。
为便于投标人提出问题并得到解答，勘察现场一般安排在投标预备会的前1—2天。
(2)投标人在勘察现场中如有疑问问题，应在投标预备会前以书面形式向招标人提出，但应给招标人留有解答时间。
(3)招标人应向投标人介绍有关现场的以下情况：施工现场是否达到招标文件规定的条件;施工现场的地理位置和地形、地貌;施工现场的地质、土质、地下水位、水文等情况;施工现场气侯条件，如气温、湿度、风力、年雨雪量等;现场环境，如交通、饮水、污水排放、生活用电、通信等;工程在施工现场中的位置或布置;临时用地、临时设施搭建等。
2、召开投标预备会 投标人在领取招标文件、图纸和有关技术资料及勘察现场提出的疑问问题，招标人可通过以下方式进行解答。
(1)收到投标人提出的疑问问题后，应以书面形式进行解答，并将解答同时送达所有获得招标文件的投标人。
(2)收到提出的疑问问题后，通过投标预备会进行解答，并以会议记录形式同时送达所有获得招标文件的投标人。
召开投标预备会一般应注意： ①投标预备会的目的在于澄清招标文件中的疑问，解答投标人对招标文件和勘察现场中所提出的疑问问题。
投标预备会可安排在发出招标文件7日后28日内举行。
②投标预备会在招标管理机构监督下，由招标单位组织并主持召开，在预备会上对招标文件和现场情况作介绍或解释，并解答投标单位提出的疑问问题，包括书面提出的和口头提出的询问。
③在投标预备会上还应对图纸进行交底和解释。
④投标预备会结束后，由招标人整理会议记录和解答内容，尽快以书面形式将问题及解答同时发送到所有获得招标文件的投标人。
⑤所有参加投标预备会的投标人应签到登记，以证明出席投标预备会。
⑥不论招标人以书面形式向投标人发放的任何资料文件，还是投标单位以书面形式提出的问题，均应以书面形式予以确认。
希望采纳
会议筹备阶段涉及的会议文书是发言稿吗
一、会议概述 会议的涵义与作用 组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。
什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。
两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，也被称作什么“会”。
前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会，等等。
这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。
通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
(1)会议可按不同的标准划分为不同的类别。
按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。
(2)会议的作用。
无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。
总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。
比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。
会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。
会议与会者一般有三种人： 一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。
这三种人员都应起到自己应起的作用。
另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。
自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。
会议的要素 一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
下面分别介绍之。
与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。
因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
必要性。
这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。
有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。
重要性。
这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。
这些人员通常是临时邀请的。
合法性。
这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。
如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。
有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。
而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系．造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈．而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。
结果不仅是很大的浪费。
甚而冲淡或干扰了会议的主题。
这种做法是应该反对的。
主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。
一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。
如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。
主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。
另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。
特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。
除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。
议题 议题．是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。
议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。
会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。
因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。
尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。
再经领导审定的。
有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。
再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。
因此，议题还必须具有合法性。
名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。
俗话说，名不正则言不顺。
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。
会议名称必须用确切、规范的文字表达。
它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和 蓝严惑。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。
时间 会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
会议召开时间。
某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。
一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。
有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。
如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。
少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。
会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。
会议时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。
如果需要更长时间，应该安排中间休息。
地点 会议地点，又称“会址”。
既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。
选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
二、会前准备 在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。
会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。
会前准备充分是会议成功的保证。
会议计划和成本预算 开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。
为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。
开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。
因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。
(1)会议计划。
会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。
其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。
’ 再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
会议计划由秘书制订、提出。
经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。
分头按计划执行。
机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。
部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
