一、一般书信
一封信，从信封、信纸的选择到格式、语言的表达都要注意礼仪。
（一）信封与信纸
信封和信纸的纸质很重要，必须精心选择，不能过于随意，它是给人的第一印象。过于随意，随便用一张皱巴巴的白纸，软软的信封，会让人感觉不被重视。如果是代表公司，最好有专门用于书面交流的信封和信纸，并使它们在色彩、标志、格式上统一起来，就像配套的衣服一样，是单位形象独具魅力。
信纸又称信筏，一般选择16开大小，有横条或者隐条的稿纸，底色可以为白色，也可以为乳白色或者淡蓝色。正式的公务活动中的信函最好不带彩色镶边。一般的单位有专用的心筏纸，右下角由本单位的地址、单位电话和邮编等信息。信纸切忌打格子，除非需要通过表格说明什么问题。
（二）填写信封
信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。收信人的地址要准确无误，字迹工整清晰。一般来说，发给机关、团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。收信的地址如是在外省市，一定要写清楚省份。收信人的姓名应写作信封的中间，字体要略大些。姓名要写全，如“王先生收”、“张校长收”的写法容易引起不必要的差错。在姓名后空二格，写上“先生”“女士”等通称，后加上“收”、“启”、 “鉴”等字。尊称一般不写在封面上，因为信封一般是写给无关的第三者（邮递员）看的。若是寄交给旅居某地或者旅馆的人，要写上“请留交”；当需要转交时可写“烦交”或“转交”。如直接由第三者转交，则无需写邮编和地址等，直接在信封上写明“烦交张明先生收”或是“转交李娜女士收”。寄件地址写在信封下方靠右的地方，尽量写详细些，让收信人一看就知道是谁寄来的'，同时也便于地址有误或者投递出错时退回此信。最后填好寄信人的邮政编码。
海外信函的信封正面的中间写收信人的姓名地址。第一行写收信人的姓名，
姓名前加称呼；第二行写门牌和路名；第三行写城市名和邮政编码；最后一行写国名。可以各行对齐，也可以每行外后缩五个字母。用英文或机到过通晓的文字书写。寄件人姓名和地址写在信封正面左上角，顺序同收件人姓名地址，出了我国国名必须写“CHINA”外，其余用中文书写。航空标签应贴在信封正面右下角。印刷了单位名称的信封不能用来及国际及港澳台邮件。
（三）普通信文的规范格式
信文由称谓、正文、敬语、落款和时间组成。
1、称谓。应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应当遵循长幼有序、礼貌待人的原则，选择得体的称呼。
2、正文。正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同，灵活的采用不同的文笔和风格。一般包括以下四方面的内容：
（1）问候语。问候语要单独成行，以示礼貌。有“您好”、“近好”、“节日好”等；
（2）询问对方近况并谈及对方有关的情况，以表示对对方的重视和关切；
（3）回答对方的问题和谈及自己情况和打算；
（4）简短的写出自己的希望、意愿和再联系之事。
3、敬语。是写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致”、“即颂”、“顺祝”等词语紧接在正文末尾，在下一行的定格出，用“敬礼”、“近安”、“安康”等词语与前面呼应。
4、落款及时间。在信文的最后，写上写信的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右的位置。一般写给领导或不大熟悉的人。要属上全名以示庄重、严肃；如果写给亲朋好友，可以只写名不写姓；署名后可酌情加上禀词，对长辈用“奉”、“拜上”，对同辈用“谨上”，对晚辈用“字”、“白”等词。
（四）书写字迹
普通书信作为一种信息、情感沟通的工具，应用手写，使用黑色钢笔、签字笔显得更加正式、礼貌，不宜用铅笔写，切忌用红色笔书写，红色笔书写表示与对方绝交。书写时最好用楷体或是行书，自己要清晰工整。打印的纸虽清晰美观，但没有手写的让人感觉亲切，所以私人名义的信要用手写，如必须打印，签名也要用手写。以单位名义写的信、文书要打印件，表示慎重、正式。
书信历史悠久，其格式也几经变化。以下是一般书信的格式，欢迎阅读。
1.书信格式
2.收信人的辈分和写信的口气
3.写信字体(整洁干净,大方美观)
4.落款位置和日期
5.写信目的和立场
6.写信用纸(email则可适当选择信纸背景以烘托主题)
7.信件封面格式和收信人尊称
书信写作格式
今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
（1）给长辈的书信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的书信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的书信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的书信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的书信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、 “师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的书信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“xx等同志”等。给机关团体的书信，可直接写机关团体名称。如 “xx委员会”、“xx公司”。致机关团体领导人的书信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3．结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的.结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，空两格写“此致”，转一行顶格两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的书信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的书信，更应如此。
书信虽然现在很多人都不再写了，但是了解书信而定格式怎么书写却是每一个中国人都需要知道的。
现代书信的格式
书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
(1)给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信。通常只写其姓或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的.”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2.正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信，甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。
结尾的习惯写法有两种：
(1)在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
(2)不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
