谁知道九等秘书的故事?
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务
什么是结果
通知到的所有参会的人员。
然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢
下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品。
并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备--发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么
总裁的议题是什么
然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。
或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
七段秘书：发记录--会后整理好（录音）给总经理。
然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。
交给总经理与当事人一人一份。
并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理 九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系
从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出。
由于对结果的追求程度不同，秘书的也发生了很大的变化。
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案例分析：沟通能力如何培养 万学教育 2005年，美国著名的克莱恩咨询公司进行了一项调查，在谈到世界五百强企业家的成功的因素时，三百位较成功的企业管理人有85％的人认为，他之所以成功是因为沟通跟人际关系的能力超人一筹，他善于沟通,善于协调,善于说服,善于把自己的一些理念、思维，能够让人愿意来帮助他。
那么只有15％的人只归功于他的专业知识跟他的运作技巧，那么这个数据听起来，大家可能觉得怎么会是这样呢
难道我们在学校里面所学的，在工作中所实践的知识都没有什么重要的用途吗
其实也不是，我们的知识是最基本的需要。
站在一个现实社会的角度来看，成功不仅仅取决于你的学问有多少，也仅仅决于你工作时间的长短，而是最重要体现你的沟通能力、执行能力,体现在能不能很好有效地沟通，把你的思路与你的工作理念推动出来，完成公司领导分配的任务。
对于沟通很多人认为的很简单，感觉是就是说话技巧，其实不然。
中国品牌建设十大杰出经理人，中国人民大学商学院MBA企业导师，万学教育ACT职业能力特训老师张强老师就为我们彻底讲一下，什么是职场上的沟通。
什么是沟通
什么叫沟通,相信大家都知道, 沟通就是为了一个预计或已设定的目标\\\/方向，利用书面、口头、肢体、媒体等附助性语言,把信息、思想和感情在个人或群体间进行传递，加强信息交换、拓展思路，从而达成一个共同协议的过程。
在企业管理当中，沟通是富有科学性，又含有艺术性的。
善于沟通，不只是要求他的口才怎么样出色，而是在沟通中要利用方法与技巧，另善于沟通里面并不只是你单方面地讲，还有最重要的是要用心来听，聆听也是一个沟通中很重要的环节，你怎样用心去聆听，能够体会出对方真正的用意，然后做引导式的，做一些建议性的、善意性的沟通，那么这样的沟通就能够得到一个互动的良性的好的成果。
在现在的企业管理运作中，大部份表现为企业与外部的沟通和企业内部沟通两个方面： 企业与外部的沟通： 企业与外部的沟通，主要指与客户、供应商、政府部门等外界单位或个人。
其沟通的主要目地是希望与对方达成共识，取得一个互惠双赢的结果。
对于供应商和客户，最主要的目的是建立长期互信互利的关系，通过沟通的方式，站在双方的角度上，消除对方疑虑，获取对方的信任，以达成长远的合作关系。
在现代企业的外部沟通中，一般最常见的是与客户的沟通，直接的沟通起到非常重要的作用。
如果你是营销人员，那么特别要留意，营销人员在谈判过程中，扮演着一个很重要的沟通角色，客户不能直接看到你的公司，他看到的只是你这个人，怎样说服客户，让客户对你产生信任，从而去信任你所代表的公司，就要靠你的沟通了。
另特别要提到一点是，与供应商的沟通也同样重要，因为两个企业之间的竞争，也是两条供应链之间的竞争。
现在很多企业在与客户的沟通中，通常能做到这一点，但在与供应商的沟通中，往往自以为是买卖关系,“客户就是上帝”体现我是买方市场的条件下，忽视了平等、双赢的原则，而导致在关键时刻，比如整个市场供应趋紧的时候、或者企业资金周转困难的时候，因得不到供应商的支持而导致企业无法正常运转。
在外部沟通上，在一些语句的应运上也要讲究一定的技巧，虽然只是一个简单的一句话，一个无心之失，可能会对其公司造成很大的一个损失。
我在这里举一个非常简单的例子，一个部门文员经常会招待一些访客，我想我们公司部门里面已大部份都会设有文员，那么部门经理有时跟一些重要的访客约好了，并通知了部门文员,比如说，早上九点是一个A顾客，早上十点是B顾客，这两个顾客基本上都是很重要。
有时就是那么巧，这个A顾客与部门经理谈公事可能谈的久了，谈到十点后还没结束，并超出了二十分钟，那么B顾客他是一个手上带着一个重要文件来的洽谈的，他是很准时的，甚至提早时间到接待办公室来，十点准时到了，等了五分钟，等了十分钟，报刊杂志什么都看完了，15分钟、20分钟，还没轮到他。
这个部门文员也没有去 “关照” 他，这时候也许他就问一下了，我的“约会”十点已经到了，那为什么你部门的经理还没有忙完吗
该部门文员就很诚实的告诉他说，因为里面还有一个重要客人。
这样，如果B顾客换成是在座的你，你心里会有什么感想
我难道就不重要吗
我为什么要坐在这边等你呢
所以很可能因为部门文员这么简单的一句无心之失会造成公司的一个商机的流失。
所以在沟通技巧上公司对于一些秘书、文员、营销人员、对外的公关、媒体的发言人等等，都要经过一个严密的训练，让他们能够注意沟通上的技巧，重视个人行为规范，在语句上更艺术。
企业内部沟通： 企业内部沟通相信大家都知道，主要指部门与部门、上级与下级、同事与同事之间，其沟通的主要目地站在工作配合关系上，根据情况需要，定期或不定期地组织公司内部人员并借助一定的方法和手段，交流与传递公司信息，为公司或部门领导的决策提供一些相关的依据，使公司内部之间相互协调，增强团队精神，以实现公司确定的目标的一种管理活动。
一般情况来说，作为公司的职能部门来讲，在公司内部沟通里头起到一个“沟通枢纽”作用。
打个比方说，在人力资源沟通方面，现在每一家公司都会对于新加入公司的员工进行入职前培训，但很多公司只停留在这一段，在入职培训后进入工作岗位就不闻不问了；而有的企业会采取了定期回访新员工来增进双方的沟通和理解。
这样，会减少员工工作不投入于没有激情的现象，提升员工对公司文化的认可。
因此重视企业的内部沟通是至关重要的。
在现代的企业中，经常发生制造部门、研发部门、营销部门、职能部门之间的冲突，这些冲突主要体现在工作时间、效益、人力、物力、财力、资源协助方面等，并不是不能解决，只是受制于公司的一些制度体系、绩效管理、资源因素、效率运行等。
如果事先假设一些大家认同的、共同关注，然后从各个不同的角度提出方案，达成有效的沟通，这样公司内部的冲突就会大大降低，整个效率就会提升。
在内部沟通中，最常见的沟通方式主要为纵向、横向沟通两种；纵向沟通意思是指上下级之间的沟通，如部门经理与部门主管之间的沟通、部门主管与部门员工之间的沟通等，一家公司的每个岗位、每个人只有一个直接上级，只服从一个直接上级的指挥。
一般来说，下级无权判断上级的对错，上级的对错由上级的上级来裁定；上级对下级可以越级进行检查与巡视，但不能越级地进行指挥；下级对上级可以进行越级沟通与申诉，不能越级报告。
纵向沟通主要体现在从上向下的引导上，促成下属理解并顺利完成目标。
凡是领导与下属的沟通中，采用命令、驱使的方式来进行的，这样往往达不到沟通目的，而用协调、沟通、引导的方式常常可以顺利达成目标，员工将乐于执行。
美国第34任总统——艾森豪威尔将军曾作过一个非常形象的比喻，要驱使一根绳子移动，如果从绳尾来推它，你会发现难度非常高，你要它往东，它可能是往西。
如果反过来，拉住绳头去移动，可以看到这根绳子是完完全全听你的指令。
艾森豪威尔将军用这个简单的例子说明沟通的重要性。
大家经常会碰到主管跟下属之间或者下属跟主管之间的一个沟通的模式。
例如，有一位员工他连续三天都迟到，那么有的主管可能不听任何解释就对其斥责，但有的主管会请他进办公室，问：你家里是不是出现了一些问题
有没有什么让我帮你或同时帮你得
这样，领导从一种善意的、尊重他、了解的角度进行坦诚地跟他沟通，用这种方式来跟你的下属员工做好沟通，下属也会觉得你是一个通情达理的领导，他愿意说出事情的原因，并很快恢复正常。
这是内部沟通中一个非常重要的沟通技巧。
诺贝尔文学奖获得者罗素说过：“不同的结论是由于方法的不同。
通过不同的方法就得出不同的结论。
”在沟通的方式上，无论你是采用防卫性或支持性的，还是用情绪性或理性的沟通，都是心平气和，真心去沟通。
横向沟通通常俗称为平级沟通，也就是常说的水平沟通,在公司中具有相对对等同职权地位的人之间进行，最能体现团队的合作精神。
在公司管理中，横向沟通是整个企业沟通的枢纽，但因为是平级关系，所以这种沟通有时会感到很困难。
水平沟通难就难在它失去了权力的强制性，要解决水平沟通的困难，可以从以下三个方面入手： 第一，重视你所选择的沟通对象，也就是在沟通之前，要全面了解你所需要沟通的事项与沟通对方自身的情况，包括一些工作状态、意见、建议等一切沟通方面的问题。
与当事人沟通。
我们经常在企业里看到水平沟通当中最大的问题就是我和你不谈，你和我不谈。
如果和品质部有间隙，就向计划部、采购部讲，跟别人都讲，就和当事人不讲。
现有的横向沟通中所碰到的最大的问题，就是要养成和当事人沟通的习惯。
第二，就是要主动沟通,双方配合。
不能采取一种侵略性或是回避性的方式。
无论哪家公司，都有一些开国元老、资深经理或与有特殊关系的人员，以为自己有后背靠着,或者说是本部门是权力部门,就可以会采取侵略的方式；另外的一种现象就是以一种“回避”或以“踢足球”的方式来解决。
你不吭声，我也不吭声，你找我办事的时候，我就装糊涂或者回服说这事应由某某部门来解决进行搪塞过去,而导致不了了之。
据一些咨询公司调查,在中国企业中,在横向沟通里面有70%的问题是彼此都装作没看见或 “踢足球”。
其结果就是公司的事情被耽误了，公司受了损失。
第三，就是要真心沟通，诚意合作，也是最积极解决问题的方式。
总之，沟通是传递者→交流过滤→接受者→目标应证的循环过程。
沟通是人本管理的第一课，“得道者多助，失道者寡助”， 孟子在2300多年前就给出了这个答案，大家都真心去沟通（真心＝主动+诚实+坦率+尊重），就会有很多人忠诚地支持你，帮助你，沟通无时、无处不在。
沟通不仅是企业经营管理中的润滑剂，也是各级员工最有效工作的基础与信息桥梁。
如何在竞选村委委员面前面对300名村民做我自我介绍
申请在联工作有两种方式：一、网上申请1. 首定自己在联合国是想做专家还是想做一个多。
如果想做一个多面手，自己是否想去做一些秘书，维和部队以及行政方面的工作呢
如果想做专家，自己是否愿意做某个专业领域（比如管理，法律，环境，医疗等）的专职人员或者从事政策制定方面的工作呢
2. 浏览联合国网站（见下面链接），对联合国的工作范围有个大致了解。
看看自己对哪个领域最有兴趣，是否有自己能够胜任的领域工作，以及自己想去但目前还不能胜任的工作。
3. 拟定一个计划。
如果你还需要资格认证，那就以能够在联合国工作为目标，取得这个资格。
也许联合国任何职位工作最重要的条件就是能够流利地使用联合国官方语言，英语或法语进行交流。
熟练掌握其他语言，特别地，比如阿拉伯语，汉语，西班牙语或者俄语，有助于在联合国的一些特殊岗位工作。
教育程度也是一个重要的条件。
一些低水平的“多面手”工作（大部分是公共服务类的书记秘书等工作）通常只需要高中学历以及相关的工作经验，但是联合国的大多数工作职位需要学士以上学历。
很多专家类型的工作则需要其专业领域内更高的学位。
4. 筛查可获得的工作。
浏览联合国招聘网站，查询目前空缺的职位。
这些空缺是持续更新的，所以，如果你现在没有找到适合自己条件或发展目标的职位，注意经常上网查看更新信息。
5. 注册一个“我的联合国”账户。
在联合国的招聘网站顶部，点击“注册用户”选项完成注册，大概需要一分钟时间就能搞定。
6. 创建你的“个人简历”。
一旦你完成用户注册，就会被提醒创建“个人简历”。
它将会成为你机密的在线简历，其中包括你的概要信息，教育背景，工作经历等等。
只需要创建一次“个人简历”，但如果有需要，你还可以为不同的职位空缺而修改它。
你可以在短时间内一次性完成创建“个人简历”，这个过程大概需要30分钟到一个小时的时间，当然你也可以随时保存一个“半成品”的简历，等以后有时间再登陆完成创建。
7. 确保你的简历足够全面、详细、准确而且描述完美。
当申请一个职位时，招聘者首先（在招聘初期，唯一）要看的是你的个人简历。
如果没有很好地展现自己的条件和资质，或者简历中含有拼写和语法错误，那么很抱歉，你的申请将立马毙掉。
网站允许随时更新个人简历，但当你确定申请一个空缺职位时，一定要确保个人简历达到上述标准。
8. 选择想申请的空缺职位（见下面的外部链接）。
确认你满足这个工作的所有要求，否则，要么有让招聘官可以忽略你所缺少的条件的绝佳理由，要么不要申请这个职位。
联合国网站明确申明，你可以申请尽可能多的空缺职位，但是如果申请自己不能胜任的工作，你的信誉将会受损。
9. 按照网站的在线指导申请所选空缺职位。
提交最新版本的个人简历以及其他与空缺职位相关的个人信息。
如有必要，在提交之前修改“个人简历”。
10. 提供电子邮箱以便招聘者能够告知你收到申请。
如果在24小时内没有收到通知，要再 次联系他们予以确认。
11. 等待。
招聘方只会联系有资格面试的候选人，而且这个过程会花费一些时间。
耐心等待
你可以通过查看“我的联合国”账户中的“申请历史”选项获得自己的申请状态。
很多职位要求申请者通过考试来确定是否予以考虑，你只需要按照自己申请的空缺职位的指导行事即可。
二、考试竞争申请1. 访问联合国招聘考试流程网站（见下面链接），这个网站用来挑选专业岗位上的初级专职人员，而且只有网站上列举的参与国32岁以下的公民才可以申请。
除此之外，你还必须获得学士及以上学历（美国以外）或者具有网站列举的相关职业团体的三年制第一学历。
2. 要在每年的截止日之前申请。
注意网站上P-11的申请表是招聘者唯一认可的申请表，不要另附文稿。
3. 备考。
考官经过对申请者的筛选，通知符合条件的申请者参加考试以及面试。
如果被通知，申请者将在网站上获得一系列推荐阅读材料以及抽样测试题。
你需要做的是努力展示自己在所申请工作领域的专业水平以及熟稔当前重大事件和世界政治。
4. 参加考试。
招聘考试将在联合国分布在世界各地的办公室里择期举行。
考试内容包括一张测试考生信息汇总和写作能力的通用考试，以及测试专业技能的专门考试。
5. 等待考试结果，参加面试（如果被通知）。
招聘者需要一段时间的阅卷才能公布成绩，但是会通知那些有竞争力的申请者进行面试。
最符合条件的申请者将在联合国内部推荐录用，作为当前和近期空缺职位的候补人员。
提示1. 要十分小心地写申请材料，比如要认真检查拼写错误，空白信息，粗心的语法错误等。
你要明白，招聘者可能接收大量申请材料，一个微小的错误就有可能导致申请前功尽弃。
最好让朋友通读一遍自己的“个人简历”，以帮助找出自己忽视的错误并提出有益的建议等。
这是一件艰难的过程，可能比你所能想象的任何工作的申请过程都要艰难，因为你申请的是全世界人都想得到的工作。
2. 可以通过邮件和电话，尽一切办法得到所申请职位更多的信息。
包括询问目前在你申请的职位上的雇员是否是一个想要争取永久性工作的低级联合国雇员，这将有助于对自己所面临的竞争状况有个清醒的了解。
同样地，如果经过查询信息，发现自己处境不佳也不必惊讶。
3. 申请要尽早。
招聘者往往对最后一分钟发出申请的申请人不屑一顾。
基本可以确定，在最后一刻招聘者还会收到大量申请，如果你的材料不幸成为其中一份，那么很可能被草草掠过，而迟到的申请无疑将会石沉大海。
4. 不幸的是，现实经常是这样的：那些得到联合国工作的申请者往往在联合国内部有熟人。
你认识谁
设法了解对你会有所帮助的“内线”将尤为重要。
因此，尽管口头上坚持择优录取的原则，但是这并非进入联合国工作大门的唯一钥匙。
除此之外，还要当心国家限额以及国家偏见，这也决定了你是否能够顺利进入联合国工作。
5. 性别优势：联合国宪章第八条规定，联合国对于男女在其主要及辅助机关充任任何职务，都享有平等的机会，不得加以限制。
然而，在联合国招聘政策（ST\\\/AI\\\/2006\\\/3， 第9.3节）中有一条不成文的法则，即女性优先获得工作资格。
如果一位女性名列于联合国招聘花名册（中心审查机构认可但未被录用的候补名册）中，那么她的资格将保留三年；与之对照的是，在相同条件下，男性申请者的资格只能保留一年。
警告1. 联合国不接受通常的申请和简历，除非特别说明，申请者必须通过在线申请系统申请空缺职位。
注意，联合国的工作可能并不一定是你所向往的那般富有挑战性、光鲜、“拯救世界”式的工作。
研读一下那些曾在联合国工作过的“过来人”写的书，很多人抱怨在联合国虽然薪水和福利待遇可观，但官僚主义、裙带偏袒严重，缺乏创造性，不能实现最初的理想。
除非有那种理性主义，意志坚定，而且决心改变这一状况的人，否则上述弊端会一直存在。
因此，在决定在联合国工作之前，你需要谨慎权衡这份工作的利弊。
2. 不要漫无目的地申请自己并不能胜任的工作。
因为先前的申请将会保留在你的雇佣文件中，面试官记性不错，他可以以任何一个理由将你在雇佣大军中去除。
所以，申请职位时一定要精明。
3. 在申请职位时，除非有要求，否则不要向招聘者传达任何额外个人信息。
这样做将会惹怒招聘者，因为他会认为你是有意破坏招聘的官方程序，进而可能以此为由将你拒之门外。
如果你获得面试机会，那么这些额外的个人信息将成为你的闪光点。
4. 如果你条件差强人意但有幸获得面试机会，一定要为严格的面试做好充分准备。
因为通常要通过多轮面试才能在面试中走得更远。
5. 不要孤注一掷。
在申请联合国工作职位的同时，搜寻其他工作机会并着手进行申请。
如果你几年来都未能申请成功，不妨休息一段时间。
6. 虽然在某些圈子里，在联合国工作是一件很有面子的工作，但是并不是所有人都认为如此，这是由于他们了解联合国办事效率低下以及由于并非民选机构而且受君主制国家影响所导致的自身腐败问题。
你应具备的条件1. 奉献精神以及坚忍不拔的毅力2. 大学学历以及（或者）几年相关的工作经验3. 沟通和网络工作技能4. 相当全面的世界知识，包括政治，联合国相关的常识，了解联合国政策制定过程，在某些专业领域，比如法律，医疗等领域的专业技能 5. 明晰的写作和交流技能6. 平等的信念7. 富有幽默感
求一篇论文，写关于秘书的知识素养。
从秘书职业技能体系谈秘书素养的培养摘要:秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。
必须从不同的视角,不同的标准,将秘书的职业技能体系做不同的划分,进而对秘书职业技能体系作全面把握。
如此方可洞悉秘书素养的内容模块和培养渠道,从而为围绕职业技能寻求多种方法培养秘书实践能力奠定基础。
关键词:秘书;职业技能体系;模块;实践渠道 一、引言秘书职业教育已经成为职业技术教育的一个重要专业或者专业方向,尤其在我国加入世贸组织后,涉外秘书又成为秘书队伍中的一支重要力量。
现代文秘人员是一个很大的群体,文秘可以胜任经理助理、秘书、统计员、服务员、营业员、文书、资料员、档案员等职位的工作,即从事机关企业事业和私人单位的文职工作,这些高素质的劳动者经过培训、锻炼,可以成为各行各业文职性质的技术人才或基层领导人。
如何适应新形势下社会对各类应用型、技术型秘书人才的需求,培养出具有良好的秘书素养的秘书人才,是放在从事人文社科类职业技术教育的教育工作者面前的迫切需要解决的问题。
从新的视野和新的形势,考察秘书的职业技能体系,有助于培养出具有良好秘书素养的适应时代需要的文秘专业人才。
二、秘书的职业技能体系秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。
欲培养出具有良好秘书素养的秘书专门人才,必须建立起合理的职业技能体系。
从不同的视角,从不同的标准,可以将秘书的职业技能体系做不同的划分。
(一)普通技能与专业技能秘书职业技能笼统的讲,可以分为普通技能(基础技能)和专业技能,具体来讲,所谓普通技能(基础技能)是从事秘书职业在内的各类现代社会职业普遍需要掌握的基础性技能,包括运用本国语、外国语进行表达和交流的能力,书写能力,计算机操作能力,社会交往、社会适应及协作能力,自我提高及创新的能力,组织管理能力,信息处理能力等。
而所谓专业技能主要包括:演讲、公文写作、办公室事务处理、档案管理、会务安排、沟通协调、驾驭运用秘书的资源等技能,它们在秘书职业技能中,处于核心地位。
实际上,这两种职业技能都将适应形势和技术的发展而不断添加进新的内容,比如录音录像、摄影、驾驶、办公设备维修和保养等技能。
(二)智力与专业能力秘书人员作为领导的参谋和助手,一方面要积极主动地献计献策,另一方面还要具备将自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。
这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识,还要具有合理的职业技能体系,包括由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构体系。
所谓基本能力,主要是指秘书人员的智力,包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。
这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力,也是其他能力的基础。
秘书人员的专业能力,主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
1.较高的文字水平。
秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。
因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。
汉语词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。
但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容,并不是一件轻而易举的事。
这就要求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。
要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力。
2.较强的组织能力。
现代的秘书人员,既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才,也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。
根据职责的要求,秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。
对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。
另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。
3.准确的判断能力。
4.敏捷的应变能力。
5.广泛的社交能力。
当前,社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。
社交对于秘书人员来说同样重要。
首先,社交可以开阔视野,增长知识。
在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。
知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。
其次,社交是办事的辅助。
秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助选取捷径,克服阻力,提高办事效率。
(三)动作技能与智力技能技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、动作系统或智力活动方式,根据技能中“动作”的内外之别,可以把技能分为动作技能和智力技能。
秘书职业技能以此标准划分,就可以分为两部分,一类是主要借助骨骼、肌肉和相应的神经过程来实现的动作技能,比如汽车驾驶、录音录像、摄影、办公设备维修、书写等,动作技能又叫做操作能力或动手能力;一类是由内部的心理“动作”(心理活动)构成的一种在头脑中进行的动作方式或智力活动方式,称之为智力技能,比如口头和书面表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等。
秘书职业技能的培养更为主要的是智力技能的形成和发展,这其中内部语言起着重要的作用。
三、秘书素养的培养根据秘书人才的职业技能体系和培养特点,应注重培养学生基本素质、技能以及专业技能、综合素养。
在每一个学习的历史阶段,各有侧重,运用不同的教学方式、实验实训手段围绕着一个方面重点培养。
其中实践技能的训练应该放在首要地位,尽可能地给学生创造一切有利锻炼其实践能力的机会和途径。
在培养学生基本素质、技能方面,强调并实施以下方面的教育教学:①职业道德和法制意识的培养。
②认识秘书职业,巩固专业思想。
③提高分析问题、解决问题的思维能力。
④提高理解和掌握市场经济基本理论的能力。
⑤提高学生的管理意识和管理能力。
⑥学生文字书写、表达能力的提高。
⑦英语的读、听能力的提高。
⑧学生记录、速记能力的提高。
在培养学生专业技能方面,强调并实施以下方面的教育教学:①办事、办公、宣传、交流、接待及协调能力。
②公文拟制和处理能力以及文字的综合处理能力。
③中、英文口头表达能力的培养。
④现代化办公设施的操作能力。
⑤档案的管理与利用能力。
在培养学生综合素养方面,强调并实施以下方面的教育教学:①熟悉各项秘书业务和具体工作程序。
②能独立完成起草文件、筹办会议、整理文书档案、接待来信来访、调查研究和应对各种突发事件的应变能力。
③提高学生的参谋辅助能力和办事能力。
④使学生初步掌握驾驶、摄影、编辑等专业技术。
此外,通过毕业实习和撰写毕业论文,集中培养学生综合运用所学的理论和专业技能,获得从事秘书工作的实际能力。
为此,在秘书素养培养的课程设置上要突出符合学生实际与秘书工作实际的基本模块的学习与训练,要有意识的添加以下模块的教学。
一是职业心理教育模块。
根据秘书职业的特点,特别是女性比例增多的实际,开设秘书心理学、社会心理学、发展心理学、人格心理学、心理健康教育、秘书职业道德等课程与讲座,提高秘书人员的心理素质,加强人格培养。
二是秘书实务教育模块。
针对秘书人员所从事的工作,加强学生的秘书理论的学习和动手操作能力的训练。
开设秘书学、社交礼仪、办公自动化、公共关系、企业管理、谈判技术、文书写作、秘书英语、英文函电等课程。
学生通过学习,可以获得丰厚的秘书实务知识和较强的职业岗位技能。
三是文化素质教育模块。
较强的心理素质和过硬的专业知识,必须以扎实的文化素质为基础。
要全方位、多层次开展人文素质教育,让学生广泛涉猎各种科学知识。
并可通过选修课的形式,拓展学生创新思维的广度和深度。
四是法律道德素质教育模块。
秘书人员多从事辅助性管理工作,接触的多是带有决策性的文件或文字材料及主要会议记录,作为领导的参谋助手,必须有较强的职业道德素质和较高的法律意识。
随着全球经济一体化格局的形成,要求秘书人员还要了解其他国家的法律规定及国际礼仪知识。
四个模块的课程设置,能够兼顾到基础理论知识与基本技能,专业知识与知识面,能力与综合素养的教育与培养。
当然就秘书素养的培养,其功夫还是要花在平时。
要非常重视贯穿在平时的实践教学,采用多样化的教学形式,采用多样化的实践渠道,去提高学生的综合素养。
1.课堂讨论与辩论。
在各门课程的授课过程中,教师可根据教学内容和进度就一些难点、热点问题或典型案例引导学生随堂讨论或辩论。
使学生多种观点产生碰撞,触发出思想火花,从而开阔学生视野,学会从多种角度去认识问题和解决问题的方法,培养学生创新思维能力、反应能力和表达能力。
2.案例分析。
选择一些具有代表性的典型案例引导学生进行分析,将部分真实的实务引入课堂,使学生把理论与实践结合起来,加深学生对所学知识的理解和认识,提高学生的分析问题和实际运用知识的能力。
3.见习与实习。
在不同学习阶段,组织学生到校内或校外具有典型意义的企事业单位办公室和有关业务部门进行参观、访问。
在认识实习阶段(一般安排在第一、二学期),结合新生入学教育,组织学生到秘书岗位进行参观、访问、调查,让学生了解本专业所对应的岗位,以及该岗位的工作内容和对能力、素质的要求,以具体的感知和强烈的感受激发学生学习的积极性,培养学生学习兴趣和热情。
。
4.专题讲座。
邀请一些多年从事相关专业工作,并具有丰富经验的专业人士到学校做专题报告,现身说法,加强学生职业道德建设,培养学生的法制观念。
5.社会调查。
利用节假日,由系(部)统一安排学生针对社会对秘书职业的有关需求和要求,以及秘书工作中的某一问题或热点问题,深入有关单位部门,进行调查研究,搜集大量资料进行分析,并要求写出调查报告。
以此提高学生认识问题、分析问题和解决问题的能力。
6.情景模拟训练。
由教师精心设计模拟场景,引导学生进入角色,让学生根据自己对所学内容的理解进行即兴“表演”,然后组织大家评议。
其目的是让学生在相对较短的时间内就身临其境般的投入到秘书工作中去,使教学内容形象直观,加深印象,使学生在实际中思考和锻炼自己,提高实际操作能力。
7.编辑训练。
由教师指导,对学生进行应用文写作、改错、文字校对等方面的实际训练,提高学生实际写作能力和文字把关能力。
8.编辑小报。
指导每位学生借助计算机编辑制作小报或以班级为单位出墙报。
其内容可根据所学课程内容,用图表梳理所学章节的知识要点、重点内容,也可通过读后感来谈自己心得体会,或其他内容。
目的是培养学生自学能力、写作能力、书写能力、编排能力、审美能力、创新能力。
9.举办中、英文演讲赛。
要求学生先写出演讲稿,分小组进行演讲,然后在班上进行演讲,尽量要求学生做到即兴演讲。
其目的是提高学生中、英文书面表达和口头表达能力、自学能力,同时锻炼学生的胆量和培养其自信心等。
10.课程教学实习(社会实践)。
大体在二年级时,结合专业基础课和专业课教学内容,安排学生进行社会实践,有目的、有计划、有重点地组织学生到有关的党政机关、大中型企业、三资企业和涉外行业等企事业单位从事专项工作技能锻炼。
如遇到校内或挂钩单位召开重大会议,就要结合课程教学的有关章节,让学生在这些会议上承担一些公文或其他应用文的起草工作,或为其担任礼仪、宣传、公务等服务工作,让学生熟悉本专业的有关业务,积累秘书工作经验。
11.现代化办公实践。
组织安排每一位学生亲自动手操作计算机(特别是各种文字处理、表格处理系统)、复印机、打印机、传真机、扫描仪等办公设施,提高学生对现代化办公设施的实际操作能力。
12.毕业顶岗实习。
在第六学期(一般安排在毕业前),安排学生毕业顶岗实习,尽量和毕业论文撰写同步进行,使学生有充足的时间和精力全身心地投入顶岗锻炼,要求学生尽可能全面的参与实习单位办公室的日常工作,用全方位的视角去审视秘书工作的方方面面,在总结、反思、探索中不断创新,全面锻炼和提高学生的各方面实际工作能力。
最好给每位学生定做“学生在校情况报告”,将该生在校期间的表现明确告诉实习单位,哪些是实习中需要锻炼的,哪些是在实习中需要加强的,有目的、有针对性地把学生的业务指导工作和技能强化工作直接交给实习单位来完成。
这个阶段与撰写毕业论文同步,大约需要12周时间。
13.毕业论文。
毕业论文的选题必须和秘书岗位的实际结合起来,在实习实训的基础上结合自己的理解选择熟悉的题目,让毕业论文的撰写和毕业实习融合为一体,避免盲目性或纸上谈兵。
同时,毕业论文的撰写,应与毕业实习同步进行。
运用所学的秘书理论知识去指导实践,同时结合毕业实习的情况对学习的理论做出反思。
14.考证训练。
学生在校期间的学习成绩,特别是对技能的考核,单靠学校组织的考试是不可能的,学生毕业后走上工作岗位也得不到认可。
必须充分利用现有的国家级考试,让学生获得相应的证书,通过国家的职业技能鉴定,运用证书制度来强化学生对技能的训练和培养。
学生毕业除了取得相应的学分,得到毕业证外,还要获得劳动和社会保障部全国职业技能鉴定秘书资格证。
通过以上技能证书的考核,强化学生对专业技能的训练和培养,也为学生从事工作打下良好的基础。
四、结语总而言之,要提高秘书的素养,必须以秘书的职业技能体系为根本出发点,在教学方法上,突出实验实训实习这些实践性的教学环节。
在组织教学的过程中,结合案例教学(将部分真实的秘书实务引入课堂)、模拟教学(让学生投入到活动中去,在活动中思考和锻炼自己)和实验教学(充分利用各种实验室,针对性地开展形式多样、行之有效的实践教学活动),将教、学、做有机结合起来,强调学生的参与性和实践性。
当然,为此,要重视实验室建设,包括秘书业务和技能两大综合性的模块,其中,秘书业务综合实验室主要包括秘书工作室、会议室、文书处理室、档案管理室、公关部室等,而秘书技能综合实验室主要包括字话过关测验室、办公自动化操作室、新闻传播训练室、交通驾驶实训室等。
当然,欲培养出有良好秘书素养的秘书专门人才,好的考试考查手段也是必要的。
在考核考查上一要注重双语口头回答,重在考察学生从事文秘工作的“说”功;二要注重双语撰写论文,秘书写作中的双语现象,将成为入世后文字工作的一个标志性特点。
三要注重实践技能考核,秘书业务和能力的实践与训练,有很强的技术性、操作性和应用性考核也必须展示学生自己的能力和素质,使考试从理论考试上延伸开去,最终起到“以考带学”的良性效果。
参考文献:[1]王新,武艳娟.文秘专业课程设置和教学改革尝试[J].辽宁高职,2001,(4).[2]李朝阳.秘书职业技能的培养[J].辽宁高职,2003(2).[3]沈波,张克清,吕子静.高职教学实践计划之探索[J].陕西青年管理干部学院学报,2003(2)
如何做好政府办公室工作的经验交流发言稿
各位同志：大家好
非常高兴有这样的机会与大家学习交流，刚才两位同志对知识进行了详细的讲解，讲得很全面也很具体，对方面有很大的帮助，下面我就怎样做好办公室工作与大家探讨交流一下。
首先谈一下我对办公室工作的一点认识：办公室作为综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，具体的起来就是通常所说的：“三服务”，即“为领导服务、为基层服务、为群众服务”。
―办公室工作的作用。
一是上情下达、下情上传，发挥枢纽作用；二是协助领导处理日常事务，发挥助手作用；三是草拟文件、处理信息、搞好调查研究，使领导及时掌握各种重要情况，发挥参谋作用。
―办公室的职能。
根据办公室的工作性质及其所处位置，其主要职能可以概括为“办事、当参谋”。
具体而言，“办事”是指办文、办会、接待及其它工作等。
“当参谋”体现为出主意、提方案、搜集信息、调查研究等。
―办公室工作的特点。
办公室的工作千头万绪，琐碎而繁杂，但并不是无章可循，而是具有一定的特点，主要体现在：一是从属性。
办公室的工作要始终遵循为领导服务、为机关服务、为基层老百姓服务的基本指导思想。
二是政治性。
办公室的工作是体现、执行、贯彻领导意图的工作，这些工作都具有很强的政治性和政策性，直接影响各种方针、政策的贯彻执行。
三是事务性。
办公室的工作大多很具体，电话、文件、会议、接待等等，事务尽管琐碎，却非常重要。
四是临时性。
办公室工作最大的规律就是“没有规律”，经常会接到领导紧急交办的任务，工作临时性、突发性特点比较突出。
综上所述，全面深入地认识办公室的作用、职能、特点是对办公室工作人员的基本要求，也是做好办公室工作的基础和前提。
那么怎样才能做好办公室工作呢，我认为要做好以下三个方面工作：一、政务工作，务实高效办公室工作千头万绪，任务十分繁杂，在众多的工作中政务工作是办公室工作中最重要的一项，在政务工作中能体现出办公文秘人员能力，能否做好政务工作也是能否当好领导的参谋助手的体现。
做好政务工作就要求大家在工作中精益求精，开阔思维，放宽眼界，多多摄取知识来充实自身，做到“用什么有什么”，只有这样才能跟上形势的发展。
那么我们怎能样做到“用什么有什么”呢
（一）要提高。
随着形势的发展变化，办公室工作的内容越来越广泛，任务越来越艰巨，综合性越来越强，对办公室工作人员服务能力的要求越来越高。
特别是我县现在正处在经济发展的关键阶段，各单位、各部门都在积极努力的谋求更好更快的发展，因此我们办公部门必须努力的提高服务能力，才能跟得上形式的发展。
而搞好服务的前提是提高，就是做到“三个增强”：一是增强学习的自觉性。
从事办公室工作的人都了解，平时大家的工作都非常忙，办文、办会、来人接待、应酬多而学习、静下心来思考的时间却不多。
人的大脑不是电脑，能掌握的知识量是有限的，现在知识更新换代得非常快，如果平时不学习积累，等到用时势必会捉襟见肘。
现在我们应该有一种“知识的恐慌”，时刻感觉自己要落后了，来催促自己学习，毛主席还说“三天不学习，赶不上”呢。
因此，除了单位组织的学习，平时我们还应该养成自学的习惯。
每天抽出点时间看看书学习一下，学习的内容不一定多，不是有句话叫“”吗
我们算比帐，每天拿出一个小时，看看报纸、新闻、书籍，思考些工作方面的问题，那一年365天，我们得看多少知识，想多少事呢，十年呢
我想我不说大家都清楚。
二是增强学习的针对性。
办公室工作要求大家学习很多的知识，而有时所学的知识相互联系得又不太大所以，在学习中要有针对性。
学习如果缺乏针对性，就很难收到好的效果。
要坚持“要精、要管用”的原则，既要学习理论、学政策，不断提高理论政策水平和辩证思维能力，又要学习业务知识、学习相关知识，不断提高工作能力和服务水平。
要向书本学习，不断拓宽知识面，要向实践学习，在实践中增长才干，要向领导学习，提高综合素质，要向同事学习，博采众长。
三是增强学习的实效性。
学习的目的全在于应用。
如果脱离我们的思想、工作实际去学，任何形式的学习都没有太大的意义。
要坚持，学以致用，用有所成，做到既联系思想实际来学习，不断进行修养上的“吐故纳新”，又要联系工作实际来学，增强工作的原则性、预见性和创造性。
十七大刚刚胜利闭幕，我们党将写入了党章中，我们近期的学习要讲求实效，将学习的方向有个重点的倾向，深入学习十七大所提出的新思想、新要求，从而用理论武装自己的头脑。
（二）要提高谋划能力。
办公室工作人员是各单位、各部门工作的左右手，要为单位和领导决策提供参谋意见，就必须不断提高谋划能力。
要提高谋划能力，我认为要当好“三大员”：第一要当好“参谋员”，及时为领导决策提供参谋意见。
办公室工作不能“忙于办事，疏于谋事”，要发挥出我们的参谋助手作用，以高度的政治责任感和使命感，主动参与，积极进言献策。
要紧紧围绕县委、县政府重大举措、重要活动、重点工作，深入实际，调查研究，及时反馈信息，通报情况，提出针对性、操作性强的意见和建议，真正为单位的发展和领导的决策提供科学的依据。
我们平时要多深入基层走走，针对本单位的实际搞调研，对社会的热点问题，疑难问题，深入的研究一下，思考以下问题来源，提出一些合理化的意见和建议。
我们要是老憋在家里，不去接触实际工作，闭门造车，那我想弄出的东西，也是乏善可陈，没有什么实际作用的。
第二要当好“督查员”，切实承担起协助单位抓落实的重要职责。
搞好督促检查，抓好决策落实，确保政令畅通，是各级办公室的一项重要职能。
要坚持原则性与灵活性相结合，抓住县委、县政府重大决策和重要工作在贯彻落实过程中的主要矛盾，抓住领导最关心、群众最关注、社会反映最强烈的重点、难点、热点问题，真督实查，叫板求真，把县委、县政府各项决策落到实处。
我们一些单位、部门都收到过县委办、政府办的督办单，这是我们办公部门为了解各单位、各部门对县委、县政府的决定贯彻落实和工作开展情况，与各单位、各部门建立的一种联系。
将收集到情况总结起来，提供给领导参阅，使领导能及时的掌握工作动态。
各单位、各部门的办公室也要经常性的进开展督查工作，对基层单位、科室的工作情况进行督办检查，将本单位的工作情况的情况，及时汇总，对所收集的情况进行分析，为下步工作的开展做好计划，同时也对基层工作的开展落实起到促进的作用。
第三要当好“情报员”，发挥出参谋耳目作用。
收集资料是当好参谋的重要途径。
要广泛收集资料，认真分析研究其它地区在改革开放、经济发展中的重大举措，综合整理出领导需要的、反映问题本质的、体现发展趋势的重要素材，为领导决策提供可资借鉴的素材。
现在我们处在经济高速发展的时期，全县上下的所想所做都是为了使县域经济。
我们要做好对经济发展有用的信息的收集，充分发挥参谋作用。
（三）要提高创新能力。
办公室工作如何在日常工作中出新，如何在工作的落实、调研、督查中出新，我想结合实际工作应当做到四个创新：一是意识创新。
意识创新是工作创新的首要前提，如果没有创新意识，整天忙于事务，墨守成规，是难以在工作上出新。
创新要求我们在平时的工作中脑海里应当有三快：一快是对新精神、新文件学习快、领会快。
文件比别人多读几遍，读时比别人多看出几点，思考问题比别人多想几个。
二快是对新的经验和做法接受快、消化快。
三快是对新的方法引进快、运用快。
大到一个单位的成熟经验，小到兄弟单位党办文稿的一段写法，都是我们可以学习运用的。
二是思路创新。
也就是想问题、出主意要有新思路、新理念。
想问题、出主意超前一点、想远一点。
什么事情老是跟在别人后面就缺乏新意了，什么事情都要领导点破就被动了，什么事情总要“马后炮”就不称职了。
制定工作计划时新颖些、独特些，也就是要有自己本单位的特点、特色，要有时代和时效特点，不能照办照抄上面的，照葫芦画瓢跟别人的，老调重弹提过去的。
总结经验要简练些、生动些，要有让人读了有一种耳目一新的感觉，至少是看了感觉是本单位的东西。
三是工作创新。
要按部就班，集中精力研究自己的工作，集中精力把领导交办的工作干出色。
要有一种要么不干，干就干好，干过硬、干出色，不甘落后的认真精神。
工作要走一步想三步，好比下棋一样，要有一种全盘考虑的思路，要有计划性，最起码要步步走清晰、件件事做到位、项项工作落得实的负责精神，决不能不计后果，走到哪是哪。
在本职工作上要走一步是一步，扎实推进。
创新也是有基础的，最起码的是我们本身的工作要干好，干好份内的事，做好本职工作，件件工作让领导满意、同级满意、群众满意。
只有做好你的应该做好的工作，才能有机会去推陈出新。
四是方法创新。
要不断学习新知识，掌握新方法，应用新设备、新载体，主动地、能动地作好工作。
方法上要不断改进，不断创新，丢弃陈旧落后的、形式主义的东西，创造新颖、有效、吸引人的新方法、新载体，创造出办公室工作新效果、新途径、新局面。
要有一种，为我所用的精神。
善于运用当今一切先进成果，运用于党政办公室日常工作。
如网络、计算机、各类办公软件都要去掌握，学会运用。
钻进牛角尖，弄个明白。
这实际就是调查研究的功夫，对什么问题不能一知半解，浅尝辄止，不能只知道了大概差不多，唯一的方法就是深入基层，去调查，去弄个明明白白，清清楚楚。
只要基层反映的正反典型就一定自己下去调查清楚，尽量掌握第一手材料。
要有一种不依不饶，知难而进的精神。
比如在督查中，有时会遇到一些麻烦和困难，就需要有一种不落实不放过，没有一个满意的交代不放过的劲头。
作为办公室应该是本单位、本部门的信息中心，但是搜集到的信息有时不是成套成系统的提供给你的，需要你在日常工作中扩展你的耳目，收集平时的点滴，积累别人没有感到的信息，这样日积月累，你就会对本单位的情况了如指掌，对一些不引人注目的事情发掘出有用的信息。
二、事务工作，谨慎细致事务工作在办公室工作中也占有着重要的地位，特别在我们基层的办公室工作中，每天的要安排好领导日程、来人接待、办文办会、对上沟通、对下协调等等，每项工作都非常重要，工作非常辛苦，而且还不能出现任何的差错，所以我强调的是在事务工作中要协调有序，谨慎细致。
（一）要加强协调。
办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证领导机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。
协调是办公室工作人员的基本功。
对上协调要严格按照程序，按领导分工职责逐级请示汇报，尽可能避免领导之间不必要的误会和“返工”；对左右协调要谦虚周全，争取支持；对下协调要把握分寸，做到督查、服务相结合。
在协调好各项日常工作的同时，对一些大事和难度较大的工作也要敢于协调、善于协调，代表领导理直气壮地安排工作、下达任务，当好总调度、总调节，妥善处理各方面的关系，做到不让领导布置的事情在办公室这里拖延，不让正在处理的文件在这里积压，不让各种差错在这里发生，不让单位的形象在这里受到影响，尽最大努力满足和适应领导工作的需求，为领导腾出时间、精力抓大事、谋大事。
（二）要善于表达。
是办公室工作人员的必备素质。
说话时要内容条理清晰，言辞合乎身份，语气张弛得体，最大限度地达到说的目的，特别是对经手的每项工作一定要问明白，问准确，传达清楚，汇报清楚。
平时我们的对外性工作比较多，参与的活动也比较多，这样我们代表的不仅仅是自己了，也是代表单位的形象。
什么情况下说什么话，无论是对上领导、还是对下的群众说话时候要实在，不要花言巧语，要简明，不要模糊不清，要谦虚，不要“摆架子”。
这样才能达到说话的目的，把你要表达的事情表诉清楚，让听你说的人感到舒服，这样才能使工作顺利的开展。
（三）要谨慎细致。
要一步三回头，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动模拟一遍，办事办会做到滴水不露，天衣无缝。
很多问题出之不细，很多成功源于细致，要靠细致出成效。
无论办文、办会、办事，都是从一点一滴的积累开始的。
只有在每一个细小环节上都倾注自己的心血和精力，才能使一次会议开得井然有序、有条不紊，才能使一篇文稿经得起推敲、让领导满意，才能使每一次接待不出现纰漏和失误。
要靠细致立身。
细微之处见精神，通过一件小事，往往可以看出一个人的品质，事情越小就越能体现一个人的责任心。
要靠细致树形象。
办公室是一个单位的窗口，我们一句不经意的话，可能会引起来访者的反感；一个错误的标点，可能会使整句话的意思变了味；一个电话打不到，就能让一个会议拖后；一个烟头扔在地上，就让我们的整体形象大打折扣。
因此，我们应该要求自己用一丝不苟，细致谨慎，精益求精的精神去做好我们的工作。
三、加强自身建设，提高综合能力为了提高办公室的服务能力和水平，我们在提高业务能力的同时，还要重视自身素质修养的提高。
要提高自身素质就要有四种意识：（一）要有奉献意识。
办公室的工作比较辛苦，没有奉献精神是搞不好服务的。
要认识岗位之重要，珍惜岗位之不易，要有一种为了党和人民的事业以奋斗为本，以奉献为荣，以建功为乐的思想境界，多比吃苦奉献，少比阔气享乐；多比工作绩效，少比生活待遇；多比服务质量高低，少比个人升迁快慢，在奉献中体现价值，在忙碌中享受生活，在艰辛中体验快乐。
我举个爱岗奉献的例子，这个人是我们办公系统的典范，他就是中共黑龙江省委政策研究室信息组组长葛小平同志。
葛小平同志敬业奉献，在省委政研室工作18年，在政研岗位一干就是14年，工作第一，事业第一，是他人生的主旋律，他不计名、不图利，勤勤恳恳，无怨无悔的踏实工作，体现了一个共产党员对党的事业的无限忠诚。
在省委收发室的“工作人员节假日加班登记薄”上，几乎每一页都写有葛小平的名字，从1995年到XX年的7年中，葛小平的双休日都是在办公室度过的。
XX年，葛小平同志到省政府驻京办协调信息交换、微机联网工作，他知道政研室经费紧张，为了节省经费，他不乘飞机坐火车，早上到京，白天协调工作，晚上就乘火车返回哈尔滨，他妹妹在北京工作，兄妹十多年未见面，他都没去看一看。
政研室为了缓解老处长们的工作压力，按照省直机关工委的要求，安排他们到黄山休假，葛小平怕影响工作，说什么也不去，最后，政研室主任对他下了命令，他才不得不把工作交给别人。
这是葛小平在他调入省委政研室后，唯一一次离开他的岗位。
我们要学习葛小平同志的勤勤恳恳，无怨无悔、踏实工作的精神，要做到jzm同志对秘书工作要求那样“勤勤恳恳，兢兢业业，不计名利，不讲价钱，无私奉献，甘当无名英雄”。
（二）要有责任意识。
责任意识就是要知道自己这个岗位、这个环节。
在整体工作中所处的位置和应发挥的作用，自觉的做好分内之事，优质高效的完成各项任务。
责任意识是事业心的集中反应，要充分认识到办公室工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给工作带来不利影响。
因此，办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保工作万无一失。
要知道“该我干什么和我该干什么”，不让领导布置的工作在自己手里延误，不让需要办理的事情在自己手中积压，不让各种差错在自己身上发生，不让来办公室办事的同志在自己这里受到冷落。
（三）要有群众意识。
办公室工作是党和政府联系群众的重要纽带，虽然我们在领导身边服务，但归根结底来说是为了广大人民群众服务，所以要牢固树立“立党为公、执政为民”的宗旨意识，树立群众利益高于一切的意识，在落实县委、县政府各项安排部署时，充分考虑群众的意愿和利益，诚心诚意为群众谋利益，把“群众拥护不拥护、高兴不高兴、答应不答应、满意不满意”作为衡量我们一切工作的出发点和落脚点。
我们要经常深入基层，只有深入到老百姓中去，才能了解群众疾苦，才能了解老百姓想什么，要什么，才能把事情办到群众心坎上，让百姓满意。
我们要坚决纠正和防止“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象，做到心里想着群众，想着基层，用真心真情为群众排忧解难，下大力气帮助群众解决好想解决而解决不了的事情。
我们要带着感情作好群众工作，想群众之所想，急群众之所急，把群众关注的热点、焦点、难点，作为工作的着力点、突破点、闪光点，千方百计地安排好、解决好。
（四）要有廉洁意识。
办公室是每个单位的“门面”，办公室的工作质量、效率不但直接反映整个机关的精神风貌，而且一定程度上影响到领导在群众中的威信和形象。
我们应该强化清正廉政意识，严格自律。
一是经得起考验。
要始终自觉保持较高的政治觉悟，服从安排，严守工作纪律，说老实话，办老实事，做老实人。
二是抗得住诱惑。
要正确对待权力、利益、名位，处理好苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，谋事不谋利，奉献不索取，扎扎实实做好工作。
三是管得住自己。
每一名办公室工作人员都要注意自己的一言一行、一举一动，坚持高标准，严要求，从点滴做起，从细微小事做起，努力提高职业道德和思想修养。
热情接待办事的同志和来访群众，热心办、马上办、办得好，努力树立良好形象。
办公室是流汗水、掉泪水、废墨水、没油水的部门。
作为办公室工作人员，能够吃苦耐劳是最起码的素质，这是由工作性质决定的。
办公室是创业兴业的地方，而不是就业守业的场所，是一个炼石成钢的大熔炉，而不是躲避风雨的安乐窝。
我们做到戒骄戒躁、不急功近利、不追求虚名。
有了这种心态，我们就可以善始善终，就能真正干出一番成绩，就会得到领导和同志们的认可。
应聘时，或见面时，该怎样自我介绍?
应聘时意的问题 1、基本注意事项 （1）要谦慎。
面试和面谈的区别之一就是面试时对方往往是多数人，其中不乏专家、学者，求职者在回答一些比较有深度的问题时，切不可不懂装懂，不明白的地方就要虚心请教或坦白说不懂，这样才会给用人单位留下诚实的好印象。
（2）要机智应变。
当求职者一人面对众多考官时，心理压力很大，面试的成败大多取决于求职者是否能机智果断，随机应变，能当场把自己的各种聪明才智发挥出来。
首先，要注意分析面试类型，如果是主导式，你就应该把目标集中投向主考官，认真礼貌地回答问题；如果是答辩式，你则应把目光投向提问者，切不可只关注甲方而冷待乙方；如果是集体式面试，分配给每个求职者的时间很短，事先准备的材料可能用不上，这时最好的方法是根据考官的提问在脑海里重新组合材料，言简意赅地作答，切忌长篇大论。
其次要避免尴尬场面，在回答问题时常遇到这些情况：未听清问题便回答，听清了问题自己一时不能作答，回答时出现错误或不知怎么回答的问题时，可能使你处于尴尬的境地。
避免尴尬的技巧是：对未听清的问题可以请求对方重复一遍或解释一下；一时回答不出可以请求考官提下一个问题，等考虑成熟后再回答前一个问题；遇到偶然出现的错误也不必耿耿于怀而打乱后面问题的思路。
（3）要扬长避短。
每个人都有自己的特长和不足，无论是在性格上还是在专业上都是这样。
因此在面试时一定要注意扬我所长，避我所短。
必要时可以婉转地说明自己的长处和不足，用其他方法加以弥补。
例如有些考官会问你这样的问题：“你曾经犯过什么错误吗
”你这时候就可以选择这样回答：“以前我一直有一个粗心的毛病，有一次实习的时候，由于我的粗心把公司的一份材料弄丢了，害的老总狠狠地把我批评了一顿。
后来我经常和公司里一个非常细心的女孩子合作，也从她那里学来了很多处理事情的好办法，一直到现在，我都没有因为粗心再犯什么错。
”这样的回答，即可以说明你曾经犯过这样的错误，回答了招聘官提出的问题，也表明了那样的错误只是以前出现，现在已经改正了。
（4）显示潜能。
面试的时间通常很短，求职者不可能把自己的全部才华都展示出来，因此要抓住一切时机，巧妙地显示潜能。
例如，应聘会计职位时可以将正在参加计算机专业的业余学习情况”漫不经心’地讲出来，可使对方认为你不仅能熟练地掌握会计业务，而且具有发展会计业务的潜力；报考秘书工作时可以借主考官的提问，把自己的名字、地址、电话等简单资料写在准备好的纸上，顺手递上去，以显示自己写一手漂亮字体的能力等。
显示潜能时要实事求是、简短、自然、巧妙，否则也会弄巧成拙。
2、 面试时如何消除紧张感 由于面试成功与否关系到求职者的前途，所以大学生面试时往往容易产生紧张情绪，有的大学生可能还由于过度紧张导致面试失败。
所以紧张感在面试中是常见的。
紧张是应考者在考官面前精神过度集中的一种心理状态，初次参加面试的人都会有紧张感觉，慌慌张张、粗心大意、说东忘西、词不达意的情况是常见的。
那么怎样才能在面试时克服、消除紧张呢
（1）要保持”平常心”。
在竞争面前，人人都会紧张，这是一个普遍的规律，面试时你紧张，别人也会紧张，这是客观存在的，要接受这一客观事实。
这时你不妨坦率地承认自己紧张，也许会求得理解。
同时要进行自我暗示，提醒自己镇静下来，常用的方法是或大声讲话，把面对的考官当熟人对待；或掌握讲话的节奏，”慢慢道来”；或握紧双拳、闭目片刻，先听后讲；或调侃两三句等等，都有助于消除紧张。
（2）不要把成败看得太重。
”胜败乃兵家常事”要这样提醒自己，如果这次不成，还有下一次机会；这个单位不聘用，还有下一个单位面试的机会等着自己；即使求职不成，也不是说你一无所获，你可以在分析这次面试过程中的失败，总结经验，得出宝贵的面试经验，以新的姿态迎接下一次的面试。
在面试时不要老想着面试结果，要把注意力放在谈话和回答问题上，这样就会大大消除你的紧张感。
（3）不要把考官看得过于神秘。
并非所有的考官都是经验丰富的专业人才，可能在陌生人面前也会紧张，认识到这一点就用不着对考官过于畏惧，精神也会自然放松下来。
（4）要准备充分。
实践证明，面试时准备得越充分，紧张程度就越小。
考官提出的问题你都会，还紧张什么
”知识就是力量”，知识也会增加胆量。
面试前除了进行道德、知识、技能、心理准备外，还要了解和熟悉求职的常识、技巧、基本礼节，必要时同学之间可模拟考场，事先多次演练，互相指出不足，相互帮助、相互模仿，到面试时紧张程度就会减少。
（5）要增强自信心。
面试时应聘者往往要接受多方的提问，迎接多方的目光，这是造成紧张的客观原因之一。
这时你不妨将目光盯住主考官的脑门，用余光注视周围，既可增强自信心又能消除紧张感；在面试过程中，考官们可能交头接耳，小声议论，这是很正常的，不要把它当成精神负担，而应作为提高面试能力的动力，你可以想象他们的议论是对你的关注，这样你就可以增加信心，提高面试的成功的率；面试中考官可能提示你回答问题时的不足甚至错误，这也没有必要紧张，因为每个人都难免出点差错，能及时纠正就纠正，是事实就坦率承认，不合事实还可婉言争辩，关键要看你对问题的理解程度和你敢于和主考官争辩真伪的自信的程度。
3、面试时应注意的礼仪 （1）服饰要得体。
就服饰而言，应聘者在去求职面试前，必须精心选择自己的服饰。
那就是服饰要与自己的身材、身份相符，表现出朴实、大方、明快、稳健的风格。
在面试时，着装应该符合时代、季节、场所、收入的程度，并且要与自己应聘的职业相协调，能体现自己的个性和职业特点。
比如应聘的职位是机关工作人员、管理人员或教师、律师等，打扮就不能过于华丽，而应选择庄重、素雅、大方的着装，以显示出稳重、严谨文雅的职业的形象；如应聘的职位是导游、公关、服务员等职位，则可以穿得时髦、艳丽一些，以表现热情、活泼的职业特点。
一般说来，服饰要给人以整洁、大方得体的感觉，穿着应以保守、庄重一点为好，不要追求时髦，浓妆艳抹，尤其是女性，如果衣着过于华丽，描眉搽粉，项链、耳环、戒指都戴上，这样会给用人单位一种轻浮的印象，影响面试的成绩。
此外，如果衣服的面料、品牌都挺好，却不洗不熨，不按正确的方法穿着，也容易给人一种精神不振的感觉。
女同志的装束以朴实、庄重为好，男同志则以整洁、干练为好。
要注意提前理好自己的发型，如在夏季，男同志可穿着整洁的衬衫或T恤衫，其他季节则以合体的中山装或西装为好。
另外，装束打扮一定要与谋求的职业相称，应与自己的兴趣、爱好、个性、习惯相符合，一个平时着装随便的人，突然间让他衣冠楚楚，他会感到拘谨、不自在。
（2）遵守时间。
守时是现代交际时效观的一种重要原则，是作为一个社会人要遵守的最起码的礼仪。
面试中，最忌的首先就是不守时，因为等待会使人产生焦急烦躁的情绪，从而使面谈的气氛不够融洽。
有专家统计，求职面试迟到者获得录用的概率只有相当于不迟到者的一半。
可见，守时这一礼仪在面试中的重要性。
因此，面试时，千万不能迟到，而且最好能够提前十分钟到达面试地点，以有充分的时间调整好自己紧张的情绪，也表示求职的诚意。
假如依照约定的时间匆匆前往，对方也许已在等候你，那样就显得你欠礼貌、欠诚意，同时还容易使你情绪紧张而影响面试效果。
遵守时间有时还会有这样一种含义，即要遵守事先约定的面试时限。
有时招聘者主动提出只能谈多长时间，有时需要你主动问可以谈多长时间，无论何种情况，求职者都一定要把握好时间，以体现你的时间观念和办事效率。
（3）表情要自然，动作要得体。
进门时，不要紧张，表情越自然越好，在对方没有请你坐下时切勿急于坐下，请你坐下时，应说声”谢谢”，坐下后要保持良好的坐姿，不要又是挠头皮、抠鼻孔，又是挖耳朵，或起二郎腿乱抖。
对于女同学来讲，动作更应得当，任何轻浮的表情或动作都可能会让招聘人员读你不满。
另外各种手势语也要恰当得体、自然。
（4）要讲究文明礼貌。
进门时应主动打招呼：“您好，我是某某”，如果是对方主动约自己面谈，一定要感谢对方给自己这样一个机会；如果是自己约对方面谈，一定要表示歉意“对不起，打扰您了”等等。
面谈时要真诚地注视对方，表示对他的话感兴趣，决不可东张西望，心不在焉，不要不停地看手表，否则，显得不尊重对方。
另外，对对方的谈话的反应要适度，要有呼应。
他说幽默话时，你的笑声会增添他的兴致；他说话严肃认真时，你屏住呼吸则强化了气氛，这种反应要自然坦率，不能故意做作或大惊小怪地做出表情。
（5）保持安静。
在等候面试时，不要到处走动，更不能擅自到考场外面张望，求职者之间的交谈也应尽可能地降低音量，避免影响他人应试或思考。
最好的办法就是抓紧时间熟悉可能被提问的问题，积极做好应试准备。
（6）“听”的学问。
有位大学毕业生到一家编辑部去求职，主编照例同他谈话，开始一切都很顺利，由于对他第一印象很好，主编后来就拉家常式地谈起了自己在假期的一些经历，大学生走了神，没有认真去听。
临走时，主编问他有何感想，他回答说：“您的假期过得太好了，真有意思。
”主编盯了他好一会儿，最后冷冷地说：“太好了
我摔断了腿，整个假期都躺在医院里”。
可见，善于聆听，是面谈成功的又一个要决。
那么怎样听人说话才能取得对方的好感呢
首先，要耐心。
对对方提起的任何话题，你都应耐心倾听，不能表现出心不在焉或不耐烦的神色，要尽量让对方兴致勃勃地讲完，不要轻易打断或插话；其次，要细心。
也就是要具备足够的敏感性，善于理解对方的“弦外之音”，即从对方的言谈话语之间找出他没能表达出来的潜在意思，同时要注意倾听对方说话的语调和说话的每一个细节；再次，要专心。
专心的目的是要抓住对方谈话的要点和实质，因此，你应该保持饱满的精神状态，专心致志地注视对方，并有表示听懂或赞同的声音或动作；如果对方提出的问题本身很明确，但你却没有完全理解，那么你可以以婉转诚恳的语言提出不明确的部分，对方会进一步解释的。
这样既能弄清问题的要点和实质，又能给对方以专心致志的好印象；最后，要注意强化。
要认真琢磨对方讲话的重点或反复强调的问题，必要时，你可以进行复述或提问，如：“我同意您刚才所提的……”、“您是不是说……”重复对方强调的问题，会使对方产生”酒逢知己千杯少”的感觉，往往会促进情感的融风 （7）交谈的学问。
“听”有学问，“说”同样有学问。
参加面谈的求职者不可避免地会不同程度地产生紧张情绪或羞怯心理，因此你谈话之前应尽可能地清除紧张、克服羞怯，并坦率、地告诉对方“对不起，我有点紧张”等，对方会理解你，甚至会安慰你，帮助你放松。
承认紧张对推荐自己没有什么消极影响，反而会显示你实在、坦率和求职的诚意，这是良好交谈的第一步。
其次，采用呼应式的交谈，并巧妙地引导话题。
求职面谈既不同于当众演讲，又不同于自言自语，而在于相互间的呼应。
成功的对话是一个相互应答的过程，自己每一句话都应是对方上一句话的继续，并给对方提供发言的余地，还要注意巧妙地引导话题。
如当所谈内容与求职无关，而对方却大谈特谈时，你可以说:“这件事很有意思，以后一定向您请教。
现在我有个问题不明白……”，从而巧妙地转移了话题；“您认为某项工作应具备哪些素质
”以引起双方感兴趣的话题。
再次，谈话要动之以情，处处表现情真意切，实实在在。
不要海阔天空，华而不实，更不能虚情假意，说假话、空话。
另外，人们在紧张的情况下，往往讲话的节奏加快，这不利于进行情感交流，因此，谈话时应掌握节奏，必要时可用机智、幽默、风趣的语言使双方都放慢谈话的节奏。
（8）尊重对方，善解人意。
取得招聘者的好感必须真正尊重对方，善解人意。
在求职时往往有这种情况：招聘者的资历或学历、职称、年龄等可能不如求职者，此时千万不能妄自尊大。
如果一旦流露出不尊重对方的表情，处处显示出优于对方、待价而沽的情绪，引起了对方的反感，往往会将好事办砸。
4、面试九忌。
（1）忌握手无力，靠近试者过近。
中国人见面问候的方式是握手，面试时与主试者应恰如其分地轻轻一握，不要有气无力地被动握手，给对方一种精力不足，身体虚弱之感。
落座后应与对方保持合适的距离，不能过分靠近对方，逼视对方。
更不能以姓名称呼主试者，而应时时表现出你对他们的尊敬。
（2）忌坐立不安，举止失当。
面试时决不能做小动作，如摇头晃脑、频频改变坐姿，更不能嚼口香糖、抽烟。
主试者可能示意你抽烟，但最好谢绝他的好意。
主试者的“宽宏大量”是暴露应聘者弱点的最佳武器之一，在整个面试过程中，注意不要让自己的小毛病浮出水面。
（3）忌言语离题。
有的求职者讲话不分场合，不看对象，让主试者听得莫名其妙。
例如说些俗不可耐的笑话，谈及家庭和经济方面的问题，讲些涉及个人生活的小道消息，或任意对面试室的家具和装修评头论足。
主试者可没有时间猜测你想真正表达的是什么。
（4）忌说得太急。
言谈中迫不及待想得到这个工作，急着回答自己没听清或没有理解透彻的的问题，而不是有礼貌地请对方再说一遍或再说明；不加解释就自称掌握某种技术，何处培训、何时参加、何人教授一律避而不答，令人生疑。
所谓“欲速则不达“。
（5）忌提问幼稚。
在想考官提问时要考虑自己提的问题是否有价值或者主考官已经回答过或解释过。
千万别提一些很幼稚的问题，如：“办公室有空调吗
”“你知道某某主任在哪里吗
” （6）忌言语粗俗。
粗俗的语言，毫不修饰语言习惯并不代表你男子汉的气概或不拘小节，反倒另人难堪、生厌。
（7）忌反应迟钝。
聆听主考官讲话并非单纯用耳朵，还包括所有的器官；不仅用头脑，还得用心灵。
如果对方说话时你双眼无神、反应迟钝，这组已让考官对你失去信心，不论你将来如何推销自己，一切都基本上是徒劳，败局已定。
（8）忌做鬼脸。
顽童做鬼脸，人们往往觉得其天真可爱，而且在平时人们的表达中也经常用到。
但是，在面试中，夸张的鬼脸会使主试者认为你过于造作、善于伪装、会演戏，另外，表达恶意的鬼脸更容易另对方觉得你是没有礼貌、无教养的。
（9）忌像个嫌疑犯一般。
应但意识到面试是一种机会平等的面谈，不是公安机关审讯嫌疑犯。
不要过多理会主试者的态度。
一开始就与你谈笑风生的主试者几乎是没有的，多数人的表情是正儿八经的。
但应聘者还是应该把自己解放出来，不要担当被审察的角色。
这样才利于自己正常的发挥。
